Office manager

Functie: Interim Office Manager

Beschrijving

Als Interim Office Manager neem je per direct de dagelijkse operationele en facilitaire taken over binnen Colesco ter vervanging van de deels uitgevallen vaste officemanager.

Je borgt planning, agenda- en vergadercoördinatie, coördineert facilitaire diensten en fungeert als eerste aanspreekpunt voor kantoor-gerelateerde zaken.

Je werkt binnen de bestaande organisatie- en teamstructuur en stemt waar nodig af met interne stakeholders en aangewezen managementleden.

Je signaleert knelpunten, doet proactief verbetervoorstellen en zorgt voor een representatieve en goed functionerende werkomgeving.

Bij terugkeer van de vaste officemanager verzorg je een complete overdracht inclusief documentatie en instructies.

Opdracht en deliverables

• Borging van dagelijkse office management processen: planning, agenda- en vergadercoördinatie, facilitaire zaken.
• Tijdige en correcte afhandeling van operationele verzoeken vanuit het team.
• Coördinatie van externe leveranciers en facilitaire diensten; aanspreekpunt voor facilitaire vragen.
• Signalering van knelpunten en het aandragen van proactieve verbetervoorstellen.
• Indien van toepassing: overdracht en documentatie van werkzaamheden voor de terugkeer van de vaste officemanager.

Tijdslijn en praktische gegevens

• Duur: circa 4 maanden (Juli — Oktober), start per direct.
• FTE: 1.0 (fulltime).
• Niet geschikt voor ZZP; inzet via detachering.
• Werken: hybride, minimaal 3 verplichte kantoordagen per week.
• Locatie: Rabobank Croeselaan, Utrecht.

Vereist profiel

We zoeken een ervaren interim officemanager die direct inzetbaar is en de continuïteit van de kantoorvoering zelfstandig kan waarborgen. De kandidaat is integer, representatief en behoudt discretie bij gevoelige informatie. Beschikbaarheid voor 1 FTE gedurende de looptijd is vereist; inzet verloopt via detachering (geen ZZP).

• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden; zelfstandig en gestructureerd werken.
• Ervaring met agenda- en vergaderbeheer, facilitaire coördinatie en leveranciersmanagement.
• Professionele sensitiviteit, discretie en vertrouwelijkheid.
• Uitstekend stakeholdermanagement en communicatieve vaardigheden.
• Proactieve houding en probleemoplossend vermogen; signaleert verbeterpunten.
• Stressbestendigheid, flexibiliteit en aanpassingsvermogen in een dynamische situatie.
• Representatieve houding en professionele uitstraling richting interne en externe contacten.
• Goede digitale vaardigheden met gangbare kantoor- en agendatools.

Eisen

• agenda- en vergadercoördinatie
• Facilitaire zaken
• office manager

Competenties

• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
• Professionele sensitiviteit, discretie en vertrouwelijkheid
• Stakeholdermanagement
• Pro activiteit en probleemoplossend vermogen
• Facilitair en operationeel management
• Stressbestendigheid en flexibiliteit
• Professionaliteit en representativiteit
• Digitale vaardigheid