Ondersteuner Arbeidsmarktregio FoodValley

Arbeidsmarktregio FoodValley — Ondersteuner

De Arbeidsmarktregio FoodValley is een samenwerkingsverband van acht gemeenten, UWV en diverse partners dat werkt aan een sterke, inclusieve en toekomstbestendige regionale arbeidsmarkt.

In de huidige bezinningsfase richt de regio een programmabureau in en werkt zij samen met het onlangs opgerichte Regionaal Werkcentrum om dienstverlening en bedrijfsvoering te versterken.

Als ondersteuner ben je het eerste aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische vraagstukken en zorg je voor structuur en overzicht in processen en documentatie.

Je ondersteunt netwerkmanagers, teamcoördinatoren en projectleiders bij voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten, bewaakt voortgang en legt besluiten correct vast.

Daarnaast beheer je mailboxen en applicaties (zoals Tingit), verzorg je notulering, subsidie- en financiële administratie en signaleer je verbeteringen in werkprocessen.

Vereist profiel

• Minimaal mbo-werk- en denkniveau; bij voorkeur opleiding of ervaring in administratie, facilitair management of secretariaat (hbo-achtergrond is een pré).
• Aantoonbare ervaring met administratieve en procesgerichte werkzaamheden, bij voorkeur binnen projecten en/of subsidieadministratie.
• Goed ontwikkelde notuleer- en rapportagevaardigheden; je kunt besluiten en actiepunten nauwkeurig vastleggen en opvolgen.
• Ervaring met digitaal werken en applicaties (Microsoft 365, documentmanagementsystemen; ervaring met Tingit is een plus).
• Organisatorisch sterk: je brengt structuur aan, bewaakt planning en voortgang en adviseert over efficiëntere werkprocessen.
• Proactief, nauwkeurig en betrouwbaar; je kunt zelfstandig werken maar functioneert ook goed in een team en onderhoudt contacten met netwerkpartners.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, en discreet met vertrouwelijke informatie.
• Bereidheid om (regelmatig) op locatie in Ede en binnen de regio te werken en flexibiliteit in werktijden waar nodig.

Eisen

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel.
• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in een administratieve, secretariële, bedrijfskundige of vergelijkbare richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een administratieve of projectondersteunende functie.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar met het administratief ondersteunen van projecten, programma's of samenwerkingsverbanden, waaronder het bewaken van planningen, acties en administratieve processen.
• Aantoonbare ervaring met Microsoft Office 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams, opgedaan in een professionele werkomgeving.

Wensen

• Aantoonbare ervaring met het administratief ondersteunen en organiseren van werkprocessen, waaronder het inrichten, beheren en onderhouden van administratieve processen en dossiers, het bewaken van de volledigheid van de administratie en het behouden van overzicht over werkzaamheden.
• Aantoonbare ervaring met het administratief ondersteunen van financiële processen, waaronder het controleren, verwerken en administratief vastleggen van financiële gegevens. Ervaring met het optreden als prestatieverklaarder en/of het controleren van facturen en verplichtingen geldt als pré.
• Aantoonbare ervaring met het bewaken van administratieve processen, waaronder het monitoren van planningen, voortgang, deadlines en de vastlegging en opvolging van acties en besluiten.
• Aantoonbare ervaring met het notuleren van overleggen en het opstellen, beheren en opvolgen van actie- en besluitenlijsten.
• Aantoonbare ervaring met het aanbrengen van structuur en overzicht in administraties, digitale bestanden en documentatie, bijvoorbeeld door het inrichten, ordenen of optimaliseren van administraties of documentbeheer.

Competenties

• Je werkt nauwkeurig.
• Je werkt gestructureerd.
• Je houdt overzicht, ook wanneer meerdere werkzaamheden tegelijkertijd lopen.
• Je beschikt over analytisch vermogen.
• Je beschikt over organisatorisch vermogen.
• Je kunt administratieve processen efficiënt inrichten en bewaken.
• Je bent proactief.
• Je signaleert knelpunten.
• Je doet verbetervoorstellen voor administratieve processen.
• Je kunt zelfstandig werken.
• Je zoekt actief de samenwerking met collega’s en netwerkpartners.
• Je communiceert helder.
• Je stemt gemakkelijk af met de netwerkmanager, teamcoördinatoren, projectleiders en externe partners.
• Je hebt affiniteit met regionale samenwerking.
• Je hebt affiniteit met publieke organisaties.