Penvoerder bestuurlijk besluitvormingsproces

Opdrachtomschrijving

Voor Werkorganisatie BUCH in Alkmaar werk je aan de implementatie en borging van het verbeterde bestuurlijke besluitvormingsproces voor de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo. De basis is gelegd en de processen zijn in beeld gebracht. De organisatie bevindt zich nu in de fase waarin wordt ervaren of de afgesproken werkwijze in de praktijk net zo goed functioneert als in theorie.

Als penvoerder werk je samen met de projectleider aan de volledige implementatie, instructie en borging van het proces. Je werkt procesbeschrijvingen, kwaliteitskaders en werkinstructies uit, redigeert deze en verwerkt feedback uit de organisatie tot gedragen en consistente eindproducten. Daarbij bewaak je de taal, structuur en samenhang van de documentatie, zodat deze toegankelijk en bestuurlijk juist is.

Je geeft waar nodig training aan medewerkers over het nieuwe proces en de instructies. Ook verwerk je formats en instructies in het zaaksysteem en zorg je voor een logische vindbaarheid van documenten en instructies over bestuurlijke besluitvorming op intranet. Het resultaat bestaat onder meer uit een kwaliteitskader, een consistente vertaling naar processen en werkwijzen, aangepaste reglementen van orde, vastgestelde raads- en collegevoorstellen en diverse medewerkersinstructies. Daarnaast zorg je voor een heldere overdracht, zodat het proces binnen de organisatie wordt geborgd.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren professional op het gebied van bestuurlijke besluitvorming binnen een gemeente. Je hebt ruime ervaring met het uitwerken, redigeren en implementeren van processen, kwaliteitskaders en werkinstructies. Bij voorkeur heb je gewerkt voor meerdere gemeenten vanuit één ambtelijke organisatie.

Je werkt zorgvuldig en gestructureerd, hebt oog voor taal, samenhang en bestuurlijke juistheid en weet feedback uit de organisatie te vertalen naar duidelijke en gedragen documentatie. Je kunt medewerkers instrueren over nieuwe werkwijzen en zorgt voor een praktische overdracht waarmee het proces duurzaam binnen de organisatie wordt vastgelegd.

Eisen

• Aantoonbare ruimschootse ervaring met het bestuurlijke besluitvormingsproces bij een gemeente
• Heeft gewerkt binnen werkorganisatie BUCH en heeft ervaring met het werken voor vier gemeenten vanuit één ambtelijke organisatie
• Kennis van het systeem Join Zaak en Document
• Communicatief vaardig
• Ervaring met opmaken visueel prettig leesbare documenten

Competenties

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Kan effectief opereren in een omgeving met verschillende bestuurlijke belangen, stakeholders, colleges en gemeenteraden
• Analytisch sterk. Kan procesinformatie structureren, knelpunten signaleren en verbeteringen vertalen naar praktische oplossingen
• Nauwkeurig en kwaliteitsgericht. Bewaakt consistentie, volledigheid en bestuurlijke correctheid van processen, formats en werkinstructies