Personal assistent

Opdrachtomschrijving

Gemeente Arnhem zoekt een Personal Assistant voor het team Management Support. Dit professionele, dienstverlenende en betrokken team ondersteunt dagelijks diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen binnen de gemeente. In deze opdracht bied je ondersteuning aan een concerndirecteur en draag je bij aan het soepel verlopen van de dagelijkse processen.

Je werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief van aard. Een belangrijk onderdeel van je opdracht is het plannen en coördineren van complexe afspraken. Daarnaast ondersteun je bij e-mailcorrespondentie en agendabeheer, bewaak en beheer je administratieve processen en bereid je vergaderingen voor. Wanneer dat nodig is, zorg je ook voor een accurate verslaglegging.

De gemeente Arnhem werkt aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt, waar ruimte is voor diversiteit en niemand wordt uitgesloten. In deze dynamische werkomgeving schakel je voortdurend tussen verschillende werkzaamheden. Met jouw proactieve ondersteuning zorg je ervoor dat de concerndirecteur zich kan richten op de kerntaken en dat afspraken, administratie en overleg goed verlopen.

Op basis van de aard van de werkzaamheden en de wijze van aansturing worden de werkzaamheden onder leiding en gezag van de opdrachtgever uitgevoerd. Deze opdracht is daarom niet geschikt voor invulling door een zzp’er.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren Personal Assistant of managementondersteuner die leidinggevenden effectief weet te ontzorgen. Plannen en organiseren gaan je gemakkelijk af en je houdt overzicht wanneer je meerdere projecten en managers tegelijk ondersteunt. Je schakelt snel, neemt initiatief en werkt nauwkeurig en doelgericht.

Met je sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden leg je gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen. Je communiceert helder, bewaakt het gewenste resultaat en voelt goed aan welke ondersteuning nodig is in een dynamische werkomgeving.

Eisen

• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de kandidaat en leverancier
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn; Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Plannen en organiseren Samenwerken Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden. Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier

Competenties

• Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk
• De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden
• Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier