Personal assistent

Opdrachtomschrijving

Voor gemeente Arnhem ondersteun je als Personal Assistant een afdelingshoofd. Je werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief en zijn gericht op het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen. Je plant en coördineert complexe afspraken, ondersteunt bij e-mailcorrespondentie en agendabeheer en bewaakt administratieve processen.

Daarnaast bereid je vergaderingen voor en verzorg je waar nodig een accurate verslaglegging. Met je proactieve ondersteuning zorg je ervoor dat leidinggevenden zich kunnen richten op hun kerntaken. Je werkt binnen het team Management Support, een professioneel, dienstverlenend en betrokken team van 60 medewerkers dat diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen binnen gemeente Arnhem ondersteunt.

Gemeente Arnhem werkt aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt, verschillen worden gewaardeerd en niemand wordt uitgesloten. In deze dynamische werkomgeving schakel je voortdurend en ondersteun je meerdere projecten en managers tegelijkertijd. Het beoogde resultaat is dat afspraken, correspondentie, vergaderingen en administratieve processen zorgvuldig en efficiënt worden georganiseerd.

Vanwege de aard van de werkzaamheden en de wijze van aansturing wordt deze opdracht onder leiding en gezag van de opdrachtgever uitgevoerd. In het kader van de Wet DBA is de opdracht daarom niet geschikt voor invulling door een zzp'er.

Gevraagd profiel

Je bent een organisatorisch sterke Personal Assistant die moeiteloos plant en organiseert. Je schakelt snel, neemt initiatief en communiceert gemakkelijk met collega’s en externe partijen, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt nauwkeurig en doelgericht en houdt in een dynamische werkomgeving steeds overzicht over verschillende werkzaamheden.

Je hebt ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden en weet hoe je hen proactief ontzorgt. Daarbij krijg je energie van het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijk en houd je steeds oog voor het gewenste resultaat.

Eisen

• De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de kandidaat en leverancier
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn; Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Plannen en organiseren Samenwerken Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden. Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier

Competenties

• Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk
• De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden
• Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier