Personal assistent

Opdrachtomschrijving

Voor gemeente Arnhem ondersteun je als Personal Assistant een afdelingshoofd. Je werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief van aard en dragen bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen. De opdracht vraagt om iemand die gemakkelijk schakelt in een dynamische werkomgeving en overzicht houdt wanneer meerdere projecten en managers ondersteuning nodig hebben.

Een belangrijk onderdeel van je werk is het plannen en coördineren van complexe afspraken. Daarnaast ondersteun je bij e-mailcorrespondentie en agendabeheer, bewaak en beheer je administratieve processen en bereid je vergaderingen voor. Waar nodig zorg je voor een accurate verslaglegging. Met jouw proactieve ondersteuning help je leidinggevenden zich te richten op hun kerntaken.

Je komt het team Management Support versterken. Dit professionele, dienstverlenende en betrokken team ondersteunt dagelijks diverse leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen binnen de gemeente Arnhem. Het beoogde resultaat is dat de managementondersteuning zorgvuldig is georganiseerd en dat afspraken, correspondentie en administratieve processen effectief worden uitgevoerd.

Gevraagd profiel

Gemeente Arnhem zoekt een Personal Assistant op hbo werk- en denkniveau met een diploma in een secretariële richting. Je hebt ervaring in een 1-op-1 ondersteuningsrol voor een bestuurder, directeur of leidinggevende en bent gewend om leidinggevenden praktisch en proactief te ontzorgen. Recente ervaring binnen een overheidsorganisatie is van belang.

Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en doelgericht en neemt initiatief. Plannen, organiseren en snel schakelen gaan je goed af. Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, legt gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen en werkt prettig samen. Deze opdracht is vanwege de aard van de werkzaamheden en de wijze van aansturing niet geschikt voor invulling door een zzp’er.

Eisen

• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting

Competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid