Personal assistent

Opdrachtomschrijving

Voor de gemeente Arnhem versterk je het team Management Support. Dit professionele, dienstverlenende en betrokken team ondersteunt dagelijks leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen binnen de gemeente. Als Personal Assistant bied je ondersteuning aan een afdelingshoofd en draag je bij aan het soepel verlopen van de dagelijkse processen.

Je werkzaamheden zijn zowel secretarieel als administratief. Je plant en coördineert complexe afspraken, ondersteunt bij e-mailcorrespondentie en agendabeheer en bewaakt administratieve processen. Ook bereid je vergaderingen voor en verzorg je waar nodig een accurate verslaglegging. Daarbij bied je proactieve ondersteuning, zodat het afdelingshoofd zich kan richten op de kerntaken.

De gemeente Arnhem werkt aan een cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt, verschillen worden gewaardeerd en niemand wordt uitgesloten. In deze dynamische werkomgeving, waarin geen dag hetzelfde is, help je overzicht en voortgang te bewaken. De opdracht is vanwege de aard van de werkzaamheden en de wijze van aansturing niet geschikt voor invulling door een zzp’er.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren Personal Assistant of managementondersteuner met minimaal hbo werk- en denkniveau en een diploma in secretariële richting. Je hebt in de afgelopen vijf jaar minimaal twee jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een één-op-één ondersteuningsrol voor een bestuurder, directeur of leidinggevende. Daarnaast heb je recent minimaal één jaar binnen een overheidsorganisatie gewerkt.

Plannen en organiseren gaan je gemakkelijk af. Je schakelt snel, neemt initiatief en communiceert sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je werkt nauwkeurig en doelgericht, houdt overzicht in een dynamische omgeving en weet leidinggevenden effectief te ontzorgen. Ook ben je gewend meerdere projecten en managers tegelijkertijd te ondersteunen en werk je prettig samen met collega’s en externe partijen.

Eisen

• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting

Competenties

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid