Personal assistent

Maken we een Connectie?

Personal Assistant (ziektevervanging) voor de programmadirecteur Arnhem Oost bij gemeente Arnhem, 32 uur per week, HBO-niveau.

Je ondersteunt secretarieel en administratief: agendabeheer, e-mailcorrespondentie, planning van complexe afspraken en voorbereiding van vergaderingen incl. verslaglegging.

Je draagt bij aan soepel lopende dagelijkse processen en biedt proactieve ontzorging zodat leidinggevenden zich op hun kerntaken kunnen richten.

Je komt te werken in het team Management Support, een professioneel en betrokken team van circa 60 medewerkers dat diverse leidinggevenden en programmamanagers ondersteunt.

Let op: de startdatum 10 augustus is een vereiste.

Vereist profiel

Een korte profielbeschrijving met concrete eisen en eigenschappen:

• Organisatorisch talent: plannen en coördineren van complexe afspraken gaat je moeiteloos af.
• Snel schakelen en proactief: je neemt initiatief en kunt meerdere taken en projecten tegelijkertijd ondersteunen.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; je legt makkelijk contact met collega’s en externe partijen.
• Nauwkeurig en resultaatgericht: je bewaakt administratieve processen en zorgt voor correcte verslaglegging.
• Ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden, inclusief agendabeheer en e-mailmanagement.
• HBO-werk- en denkniveau, beschikbaar voor 32 uur per week en beschikbaar vanaf 10 augustus.

Eisen

• EIS 1 De aangeboden kandidaat is gedurende de uitvoering van de gehele Opdracht in loondienst bij Opdrachtnemer / Onderaannemer en geen ZZP’er / ondernemer. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Tevens zijn uitgesloten ondernemers in dienst van een eigen BV. Deze eis blijft van toepassing gedurende de gehele uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet kan voldoen aan deze eis, zal dit leiden tot uitsluiting van de kandidaat en leverancier.
• EIS 2 De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal HBO werk- en denkniveau. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd.
• EIS 3 De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een 1-op-1 ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende. BENOEM het nummer van deze eis EXPLICIET in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj). Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal uw bieding terzijde worden gelegd.

Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over een diploma in secretariële richting.
• Tijdens een verificatiegesprek wordt er getoetst op een aantal competenties conform de Competentiegids van de Rijksoverheid Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn; Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten) Plannen en organiseren (5 punten) Samenwerken (5 punten) Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten) Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden. Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier.

Competenties

• Deze is terug te vinden op; https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/mijn-loopbaan/competentietaal-rijk
• De uitgevraagde competenties voor deze rol zijn;
• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Plannen en organiseren (5 punten)
• Samenwerken (5 punten)
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (5 punten)
• Punten worden door de gesprekspartners toegekend tijdens een gesprek waarna deze hier verwerkt zullen worden.
• Deze dienen dus niet ingevuld te worden door de leverancier.