Portfolio Management Ondersteuner

Opdrachtomschrijving

Dienst Toeslagen zoekt binnen de afdeling Product en Portfolio van de directie Informatiestromen en digitale ontwikkeling een ervaren interim portfolio management ondersteuner (PMO). Je ondersteunt tijdelijk het portfolioproces in afwachting van de formele inrichting van de organisatie en formatie. In een dynamische omgeving waarin portfoliosturing en governance verder worden ontwikkeld, help je rust, overzicht en voorspelbaarheid te creëren.

Je bereidt portfolio- en governance-overleggen voor, ondersteunt deze en zorgt voor een goede opvolging. Het gaat onder meer om Obeya-sessies, waarbij je soms ook als secretaris optreedt. Je zorgt dat agenda’s, besluitvormingsstukken, notulen, besluitenlijsten en actielijsten correct en tijdig beschikbaar zijn. Ook bewaak je de opvolging van afspraken en besluiten, zodat deze transparant, navolgbaar en tijdig worden uitgevoerd.

Daarnaast beheer je de portfolio-administratie, overzichten, planningen en rapportages. Je signaleert knelpunten, ontbrekende informatie, afhankelijkheden en onduidelijkheden in eigenaarschap en adviseert over mogelijke oplossingen. Ook ondersteun je bij voortgangsrapportages, afhankelijkhedenoverzichten en stukken voor besluitvorming. Je draagt bij aan de verdere professionalisering van processen, werkwijzen, formats en governance-afspraken. Je werkt gemiddeld twee dagen per week op een vaste locatie in Utrecht; incidenteel kunnen bezoeken aan andere afdelingen elders in het land voorkomen.

Gevraagd profiel

Je bent een zelfstandige PMO-, portfolio- of projectondersteuner met minimaal hbo werk- en denkniveau. Je hebt ervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen en met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie. Daarbij weet je zelfstandig structuur en overzicht aan te brengen. Je hebt ervaring met Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbare tooling.

Je werkt nauw samen met portfoliomanagers, projectmanagers, productmanagers, business owners en business architecten. Je bent scherp op details, opereert effectief in een bestuurlijke en veranderende omgeving en draagt actief bij aan het verbeteren van werkwijzen en governance. Je spreekt native Nederlands en levert een Nederlandstalig cv aan.

Eisen

• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk-en denkniveau, blijkend middels HBO diploma of minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met tooling, waarvan in ieder geval Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbaar. Dit is herleidbaar uit cv
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, waarbij de kandidaat zelfstandig overzicht en structuur heeft aangebracht

Wensen

• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met werken in een bestuurlijke omgeving
• De mate waarin kandidaat in staat is portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden op een gestructureerde wijze te beheren en verbeteren
• De mate waarin de kandidaat effectief samenwerkt met verschillende stakeholders, zoals portfoliomanagers, productmanagers, business owners en architecten, en hierin een verbindende rol vervult
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken en hiervan concrete resultaten kan aantonen