Programma-ondersteuner

Functie: Programma-ondersteuner — Werk aan Uitvoering (WaU)

De Koninklijke Bibliotheek (KB) neemt deel aan het landelijke programma Werk aan Uitvoering (WaU) van het ministerie van SZW en ontvangt €32 miljoen voor versterking van digitale infrastructuur en toegang van het openbare bibliotheeknetwerk.

Het programma omvat negen initiatieven op het gebied van webontwikkeling, AI-toepassingen, authenticatie en datavolwassenheid en raakt zowel interne KB-projecten als externe stakeholders in het bibliotheeknetwerk.

De programma-ondersteuner werkt voor een tweekoppige programmaleiding (trajectleider en netwerkcoördinator) en zorgt dat de dagelijkse aansturing en coördinatie organisatorisch soepel verlopen, zodat inhoudelijke leiders zich op resultaten kunnen richten.

Kernactiviteiten omvatten agendabeheer, mailbeheer, boeken van vergaderlocaties (KB Den Haag en Utrecht en externe locaties), notuleren (ook met AI-ondersteuning), bewaken van actiepunten, administratieve ondersteuning van projectleiders en logistieke organisatie van netwerkbijeenkomsten.

De rol levert concrete resultaten zoals actuele agenda’s en mailboxbeheer, volledige en tijdige notulen en actie-overzichten, goed georganiseerde netwerkbijeenkomsten en overzichtelijk beheerde programmadocumentatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Agendabeheer en plannen van afspraken voor programmaleiding; afhandelen en prioriteren van agendaverzoeken.
• Mailbeheer: monitoren, organiseren en bewaken van binnenkomende berichten en reactietermijnen.
• Reserveren en organiseren van vergaderlocaties en logistiek voor bijeenkomsten binnen KB (Den Haag/Utrecht) en extern.
• Notuleren van programma- en projectoverleggen; opstellen van actie-overzichten en opvolgen van openstaande acties.
• Ondersteuning van projectleiders bij administratieve vragen, urenregistratie en navigatie van interne KB-processen en systemen.
• Organisatorische en logistieke ondersteuning van netwerkbijeenkomsten: deelnemersregistratie, ontvangst en materiaalvoorbereiding.
• Beheer van programmadocumentatie en correspondentie; bijdragen aan voortgangsrapportages.

Gevraagd profiel

• Ervaren en proactieve teamspeler met aantoonbare ervaring in programma- of projectondersteuning binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden: prioriteren, plannen en structuur aanbrengen in administratie en communicatie.
• Vaardig in agendabeheer, e-mailtriage en notuleren; ervaring met AI-ondersteunde notulatietools is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk; klantgericht en servicegericht naar interne en externe stakeholders.
• Ervaring met logistieke organisatie van bijeenkomsten en beheer van deelnemersregistraties.
• Handig met gangbare kantoorsoftware en samenwerkingsplatformen; snel kunnen werken met interne KB-systemen en processen.
• Proactieve houding, nauwkeurigheid, integriteit en het vermogen zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
• Affiniteit met publieke dienstverlening en bij voorkeur ervaring of interesse in het bibliotheeknetwerk is wenselijk.

Locatie en functiegegevens

Werkplek: Den Haag (met activiteiten in Zuid-Holland en soms Utrecht/extern).

Werkgever: Koninklijke Bibliotheek (KB).

Functienaam: Programma-ondersteuner — ADMINISTRATION.

Eisen

• Uitsluitend aanbiedingen voorzien van een volledig Nederlands CV in Word van max. 5 pagina's en van een volledig ingevuld aanbiedingsdocument, met alle eisen en wensen uitgelegd voor een grotere slagingskans, nemen we mee in de selectie.
• Minimaal Mbo+-werk- en denkniveau.
• Min. 3 jaar ervaring als programma- of projectondersteuner, management assistent of vergelijkbare secretariële/organisatorische rol, bij voorkeur binnen een overheids- of publieke organisatie.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) en bereidheid om te werken met programmatools als Change Cloud en Jira.
• Sterke organisatorische vaardigheden: goed kunnen plannen, prioriteren en schakelen tussen diverse onderwerpen en stakeholders.
• Proactieve, servicegerichte werkhouding
• Min. 2 dagen p/week op kantoor aanwezig, vooral dinsdag en donderdag zijn veel mensen op kantoor, mogelijkheid om op kantoor in Utrecht te werken

Wensen

• Ervaring / affiniteit met werken met AI-tools (bijv. voor notulen)
• Ervaring met AFAS, vooral om inkooporders aan te maken

Competenties

• Flexibel
• Aanpakken
• Proactief
• Terugkoppelen
• Snel leren
• Actief dingen oppakken/regelen
• Vooruit kijken