Opdrachtomschrijving

Voor het Regio Zwolle Bureau – Economie en Arbeidsmarkt zoekt Regio Zwolle een ervaren programmasecretaris. Je neemt tijdelijk de werkzaamheden over van de huidige programmasecretaris, die afwezig is. Je ondersteunt de programmamanagers Economie en Arbeidsmarkt bij de sturing op beide opgaven voor 32 uur per week.

Je houdt overzicht over voortgang, planning, afspraken en besluitmomenten. Samen met de programmamanagers bereid je ambtelijke en bestuurlijke overleggen voor en bewaak je de samenhang tussen verschillende overleggen en besluitvormingsmomenten. Je signaleert tijdig ontbrekende informatie, achterblijvende acties, afhankelijkheden en situaties waarin aanvullende afstemming of besluitvorming nodig is.

Je coördineert de voorbereiding van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en P&C-producten en zorgt dat bijdragen van collega’s en partners tijdig beschikbaar zijn. Ook bewaak je de verbinding tussen Economie en Arbeidsmarkt en organiseer je waar nodig gezamenlijke afstemming. Binnen Arbeidsmarkt is programmaondersteuning beschikbaar voor praktische en administratieve werkzaamheden. Binnen Economie pak je, waar nodig, ook organisatorische werkzaamheden op om de continuïteit te waarborgen. Aan het einde van de opdracht zorg je voor een zorgvuldige overdracht aan de terugkerende programmasecretaris.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren programmasecretaris die meer doet dan overleggen organiseren en acties bijhouden. Je overziet wat nodig is om de opgaven bestuurbaar te houden, bewaakt de samenhang en ondersteunt de programmamanagers bij voortgang, sturing en besluitvorming. Je werkt zorgvuldig, signaleert knelpunten tijdig en weet relevante informatie en signalen vanuit collega’s en partners op de juiste plek te krijgen.

Je kunt nauw samenwerken met programmaondersteuning en maakt heldere afspraken over de taakverdeling. Je richt je primair op de kwaliteit van de sturing en besluitvorming, maar pakt binnen Economie ook organisatorische werkzaamheden op wanneer dat nodig is. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de opgaven blijft bij de programmamanagers.

Eisen

Het uurtarief is maximaal € 100,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten
Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau is vereist
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als programmasecretaris, projectsecretaris, programma-adviseur of in een vergelijkbare functie is vereist
Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een programma- of opgavemanager bij voortgang, voorbereiding van besluitvorming en/of het organiseren van de benodigde informatie is vereist
Aantoonbare werkervaring met ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsprocessen binnen een publieke organisatie of samenwerkingsverband is vereist

Wensen

Aantoonbare werkervaring als zelfstandig programmasecretaris of in een vergelijkbare functie binnen een bestuurlijk complexe publieke omgeving
Aantoonbare werkervaring met regionale of interbestuurlijke samenwerking waarin meerdere gemeenten, provincies en andere partners samenwerken
Aantoonbare werkervaring met het bewaken van voortgang, planning, afspraken en afhankelijkheden binnen een programma, opgave of vergelijkbare complexe werkomgeving
Aantoonbare kennis van en/of werkervaring met regionale economie en/of arbeidsmarkt
De kandidaat is gedurende de gevraagde periode gemiddeld 32 uur per week beschikbaar
Aantoonbare werkervaring met voortgangsbewaking, rapportages en P&C binnen programma’s of opgaven

Competenties

De programmasecretaris werkt zelfstandig
De programmasecretaris brengt snel structuur en overzicht aan
De programmasecretaris kan hoofd- en bijzaken goed onderscheiden
De functie vraagt politiek-bestuurlijke sensitiviteit
De functie vraagt het vermogen om te schakelen tussen verschillende onderwerpen, gremia en belangen
De secretaris signaleert tijdig wanneer informatie, actie of besluitvorming nodig is
De secretaris spreekt collega’s en partners op een constructieve manier aan op gemaakte afspraken
De kandidaat schrijft helder
De kandidaat communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus
De kandidaat is rolvast: de secretaris ondersteunt de programmamanagers bij hun sturing, zonder hun verantwoordelijkheid over te nemen

Programmasecretaris Economie en Arbeidsmarkt

Gemeente Zwolle

Opdrachtomschrijving

Gevraagd profiel

Eisen

Wensen

Competenties

Reageer