Project Management Officer

Opdrachtbeschrijving

• Als PMO-ondersteuner vorm je een tandem met de huidige PMO'er en fungeer je als elkaars achtervang voor het Projectbureau IHH.
• Je voert standaard programma- en projectondersteunende activiteiten uit: plannen, organiseren, projectadministratie, tijdschrijven en voortgangsrapportages.
• Je houdt het programmadossier op orde, fungeert als informatieknooppunt voor documentatie en bereidt stuurgroepen voor, woont ze bij en werkt ze uit.
• Je organiseert events en bijeenkomsten, ondersteunt bij resourcing (inzetoverzichten, verlengingen, externe opdrachten) en werkt samen met inkoop en projectmanagers.
• Je draagt veranderingen uit binnen het programma, ondersteunt workshops samen met inhoudelijke experts en denkt actief mee over verbetervoorstellen.
• Het werk vindt plaats binnen het programma Verbeteren Informatiehuishouding (IHH) bij DUO, met samenhang met programma’s als Open op Orde en het nieuwe documentmanagementsysteem Proza.

Vereist profiel

• Ervaring als PMO of vergelijkbare projectondersteunende rol binnen complexe programma’s; bij voorkeur ervaring in de publieke sector of vergelijkbare overheidsomgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden: plannen, prioriteren, projectadministratie en nauwkeurige dossier- en documentbeheerpraktijken.
• Goede communicatieve vaardigheden en stakeholdermanagement: je kunt schakelen met programmamanager, projectleiders, inkoop en externe partijen.
• Praktische ervaring met rapportages, tijdschrijfsystemen en kantoorsoftware (Excel, PowerPoint, Word); kennis van documentmanagementsystemen zoals Proza is een pré.
• Proactieve, servicegerichte houding, teamspeler die ook zelfstandig kan werken en als betrouwbare backup kan optreden.
• Vaardigheid in het begeleiden van workshops en bijeenkomsten en aantoonbare belangstelling voor procesverbetering en verandermanagement.
• Beschikbaar voor inzet op locatie (Groningen) en affiniteit met de doelstellingen van het IHH-programma binnen DUO.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring als PMO of ondersteuner binnen een projectomgeving.
• Prince II Foundation gecertificeerd.

Wensen

• Uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als mondeling).
• Een natuurlijke ondersteuner die proactief meedenkt.
• Gestructureerd, resultaatgericht en daadkrachtig.
• Creatief en af en toe out of the box durven te denken.
• Samenwerken en verbinden.
• Plannen en organiseren.
• Met meerdere thema's/onderwerpen tegelijk bezig kunnen houden.
• IPMA PMO (of IPMA-D) gecertificeerd.
• Agile PMO gecertificeerd.
• Kennis van rijksoverheidsorganisaties en hun processen.
• Kennis van de DUO-organisatie en haar processen is een pré.
• Ervaring met het geven van workshops is een pré.

Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Proactief meedenken en ondersteunen.
• Resultaatgerichtheid en daadkracht.
• Creativiteit en innovatievermogen.
• Samenwerken en verbindend vermogen.
• Plannen en organiseren.
• Multitasken over meerdere thema's/onderwerpen.