Project Management Ondersteuner

Opdrachtomschrijving

Als Project Management Ondersteuner bij het Ministerie van Defensie werk je binnen het Subdomein COC2: Civiel Operationele Command & Control en Inlichtingen & Veiligheid IT. Vanuit Utrecht ondersteun je de project- en programmamanager bij de beheersing en uitvoering van complexe projecten en programma’s. Je werkt samen met teamleiders en SAFe-collega’s van betrokken deelprojecten, binnen een bestaande PPM-omgeving en een AgileSAFe-omgeving in wording.

Het subdomein werkt aan het vernieuwen en verbeteren van IT- en wapensystemen voor de Koninklijke Marechaussee. Je draagt binnen het project BRK, dat in een PI-cadans draait, bij aan een gestructureerde samenwerking met interne en externe sparringpartners. Daarbij bewaak en actualiseer je de planning, voortgang, risico’s, issues en afhankelijkheden en vertaal je projectinformatie naar bruikbare management- en stuurinformatie.

Je bereidt rapportages, besluitvorming en project- en stuurgroepoverleggen voor. Ook ondersteun en organiseer je bijeenkomsten, PI-sessies en overleggen met externe partijen. Je bewaakt acties, besluiten en afspraken, signaleert knelpunten en adviseert over mogelijke beheersmaatregelen. Het resultaat is een voorspelbare, transparante en beheerste uitvoering, met actuele informatie, tijdige signalering van afwijkingen en goede voorbereiding van besluitvorming. Zo wordt de projectmanager aantoonbaar ontlast bij de integrale beheersing van het project.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren projectmanagementondersteuner die overzicht houdt in complexe projecten en programma’s. Je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie binnen het e-CF-profiel Project Manager en kunt in je cv duidelijk maken hoe je ervaring aansluit op project- en portfoliomanagement. Je werkt gestructureerd, bewaakt voortgang en afhankelijkheden en weet informatie zorgvuldig vast te leggen, te analyseren en te vertalen naar ondersteuning van projectsturing en besluitvorming.

Je bent gewend samen te werken met projectteams, belanghebbenden, teamleiders en externe partijen. Ervaring met agile werkwijzen is relevant binnen deze opdracht. Een Prince2-, SAFe- en FCC-certificaat wordt bij voorkeur meegenomen, evenals aantoonbare ervaring die verder gaat dan de gestelde minimale ervaring.

Eisen

• ECF-profiel: Project Manager
• Referentie Gebied: E.02 Project- en portfoliomanagement
• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel
• Kandidaat beschikt over het Prince2, SAFe en FCC-certificaat
• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel en opdrachtomschrijving

Competenties

• Plannen voor een veranderingsprogramma implementeren
• Een enkele of een portfolio van ICT-projecten plannen en regisseren om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen
• Projecten orkestreren om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften
• Activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget definiëren
• Kosten en tijdsbesteding optimaliseren
• Verspilling minimaliseren
• Streven naar hoge kwaliteit
• Noodplannen ontwikkelen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken
• Een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten opleveren
• Documenten creëren en onderhouden om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken
• Projecten beheren om optimale prestaties en resultaten te bereiken
• Projecten definiëren, implementeren en beheren vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering
• Verantwoordelijk zijn voor het behalen van optimale resultaten
• Voldoen aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid
• Voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning
• Agile werkwijzen implementeren waar van toepassing
• Organiseer het projectteam
• Coördineer het projectteam
• Leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden