Project Management Ondersteuner

Opdrachtomschrijving

Als Project Management Ondersteuner, in de rol van PMO Officer, ondersteun je het project- en portfoliomanagement binnen het Ministerie van Defensie. Je brengt structuur, overzicht en voorspelbaarheid in projecten, changes en programma’s. Daarbij ondersteun je projectmanagers en stakeholders bij het realiseren van operationele en strategische doelstellingen.

Je werkzaamheden vinden plaats binnen de afdeling Generieke IT en Infrastructuur (GIT&Infra), die verantwoordelijk is voor advies, diensten, systemen en applicaties binnen de generieke informatietechnologie en voor de realisatie en instandhouding van de defensiebrede IT-infrastructuur. Je werkt binnen de sectie Beveiliging in Maasland. Deze sectie borgt de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens van Defensie en haar ketenpartners.

Je ondersteunt bij het beheersen en bewaken van projecten en het portfolio, houdt het totaaloverzicht bij en signaleert afwijkingen, risico’s en afhankelijkheden. Ook draag je bij aan eenduidige projectmanagementprocessen, besluitvorming in overlegstructuren en betrouwbare project- en portfoliorapportages. Je consolideert informatie uit verschillende teams en ondersteunt bij maandrapportages en managementupdates. Het beoogde resultaat is een voorspelbare, samenhangende en kwalitatief beheerde uitvoering van projecten en initiatieven.

De organisatie werkt hybride. Je bent bereid structureel ten minste 50% van de tijd vanuit de kantoorlocatie in Maasland te werken.

Gevraagd profiel

Je bent een PMO-professional of vergelijkbare project- en portfoliomanagementondersteuner op hbo- of bachelorniveau, of beschikt over een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring. Je hebt minimaal twee jaar aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie en kunt je ervaring verbinden aan het e-CF-profiel Quality Assurance Manager binnen het referentiegebied Project- en portfoliomanagement.

Je werkt gestructureerd en zorgvuldig aan projectbeheersing, kwaliteitsborging, rapportages en besluitvorming. Ervaring met ITIL-processen, agile, Scrum, SAFe, ITSM-tools en een overheids- of semi-overheidsorganisatie sluit aan op de opdracht.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel soortelijke functie.
• Kandidaat heeft tenminste een afgeronde HBO/Bachelor opleiding, of een vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring, zonodig toetsbaar in een assessment.

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met ITIL-processen (met name change-, incident- en configuration management).
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen een overheids- of semi-overheidsorganisatie.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met methodieken als agile/scrum en safe.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring met ITSM-tools.

Competenties

• Ondersteunen van projectmanagers bij het beheersen van projecten binnen scope, planning, capaciteit, risico’s en afhankelijkheden.
• Bewaken van de voortgang van projecten en initiatieven binnen het portfolio.
• Bijhouden van het totaaloverzicht van lopende projecten, changes en activiteiten.
• Signaleren van afwijkingen en escaleren richting projectleiding of portfoliomanagement.
• Ondersteunen bij prioritering en capaciteitsvraagstukken.
• Bewaken van de naleving van projectmanagementprocessen en werkwijzen.
• Ondersteunen bij het voorbereiden van besluitvorming voor overlegstructuren zoals stuurgroepen, VTB’s en portfolioreviews.
• Voorbereiden van agenda’s, besluitpunten en actieoverzichten.
• Bijhouden van besluitvorming, acties en opvolging.
• Verzorgen van periodieke project- en portfoliorapportages.
• Consolideren van informatie vanuit projectmanagers, Product Specialisten, technische teams en stakeholders.
• Ondersteunen bij het opstellen van maandrapportages en managementupdates.
• Implementeert plannen voor een veranderingsprogramma.
• Plannen en regisseert een enkele of een portfolio van ICT-projecten om de coördinatie en het beheer van onderlinge afhankelijkheden te waarborgen.
• Orchestreert projecten om nieuwe, interne of extern gedefinieerde processen te ontwikkelen of implementeren om te voldoen aan vastgestelde bedrijfsbehoeften.
• Definieert activiteiten, verantwoordelijkheden, kritische mijlpalen, middelen, vaardigheden, interfaces en budget.
• Optimaliseert kosten en tijdsbesteding.
• Minimaliseert verspilling.
• Streeft naar hoge kwaliteit.
• Ontwikkelt noodplannen om potentiële implementatieproblemen aan te pakken.
• Levert een project op tijd, binnen het budget en in overeenstemming met de oorspronkelijke vereisten.
• Creëert en onderhoudt documenten om het monitoren van de projectvoortgang te vergemakkelijken.
• Zorgt ervoor dat processen en organisaties die informatiesystemen implementeren voldoen aan kwaliteitsbeleid.
• Ontwikkelt en exploiteert een ICT-kwaliteitsbenadering afgestemd op de cultuur van de organisatie.
• Verbindt de organisatie met het behalen van kwaliteitsdoelen.
• Moedigt een omgeving van voortdurende verbetering aan.
• Stel het ICT-kwaliteitsbeleid op en zet het in.
• Organiseer en geef kwaliteitstraining.
• ICT-managers voorzien van kwaliteitsindicatore
• Voer kwaliteitscontroles uit.
• Klanttevredenheidsenquêtes organiseren.
• Projectteamleden helpen bij het opstellen en uitvoeren van projectkwaliteitsplannen.
• Kandidaat is bereid om structureel tenminste 50% van de tijd te werken vanaf kantoorlocatie Maasland (4 dagen per week gedurende de periode).