Projectondersteuner/Projectsecretaris van Brienenoordbrug

Omschrijving

Vernieuwen van de Brienenoordbrug is een groot renovatieproject van Rijkswaterstaat waarbij vier onderliggende contracten binnenkort worden aanbesteed.

Er wordt een RWS-projectorganisatie opgebouwd met het projectsecretariaat centraal in de organisatie, waarin de projectsecretaris hands-on secretariële taken uitvoert.

De projectondersteuner/projectsecretaris is de rechterhand van de projectmanager/manager projectbeheersing en ondersteunt het projectteam op administratie, organisatie, informatie, projectbeheersing en communicatie.

Belangrijke werkzaamheden zijn agendabeheer, voorbereiden en notuleren van Kernteam- en Projectbeheersingsoverleggen, vastleggen van acties en besluiten en het beheren van documentatie in SharePoint Online.

De rol vereist proactiviteit om processen te bewaken en te ordenen, het verbeteren van werkmethodes en het fungeren als verbindende factor binnen het team; mogelijk leidinggeven aan toekomstige projectondersteuners.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als projectsecretaris, projectondersteuner of secretariaatsmedewerker, bij voorkeur binnen infra of overheidsprojecten (Rijkswaterstaat voordeel).
• Uitstekende notuleer- en agendabeheervaardigheden; gewend complexe overleggen te organiseren, te begeleiden en acties na te jagen.
• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden met ervaring in documentbeheer (SharePoint Online), postverwerking en voortgangsrapportages.
• Proactieve, oplossingsgerichte houding; denkt mee over efficiëntere werkwijzen en kan zelfstandig werkzaamheden prioriteren en uitvoeren.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands; nauwkeurig met taal en (indien gewenst) tegenlezen van documenten op grammatica en stijl.
• Teamspeler met verbindende en representatieve kwaliteiten; ervaring met het organiseren van teambuilding en verzorging van attenties is een pré.
• Geschikte IT-vaardigheden: MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) en ervaring met SharePoint; snel eigen maken van projecttools.
• HBO werk- en denkniveau, zelfstandig, betrouwbaar en discretie in omgang met vertrouwelijke informatie.
• Beschikbaarheid voor inzet in Utrecht in lijn met projectplanning en bereidheid tot afstemming met interne en externe betrokkenen.

Eisen

• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar kennis en werkervaring binnen de overheid
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo niveau (bijvoorbeeld een secretarieel/economische opleiding)
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 5 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
• De aangeboden kandidaat beheerst de Nederlandse taal zeer goed in woord en geschrift en heeft ervaring in het werken met Word, Excel, PowerPoint en Outlook
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren van (complexe) overleggen, met zowel internen als externen.

Wensen

• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail).
• De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het werken bij grote infrastructurele projecten (>200 mln)

Competenties

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ondernemend en creatief,
• Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen
• Je werkt gestructureerd en georganiseerd
• Je werk goed zelfstandig en goed samen met een divers team
• Detailgericht, accuraat
• Proactief en oplossingsgericht.
• Flexibel en je kan snel schakelen.
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.