Projectsecretaris -Aanbesteding Sociaal Domein

Omschrijving

Als projectsecretaris ondersteun je binnen team Samenleving van Gemeente Utrecht een inkooptraject rondom vrijwilligersondersteuning en mantelzorg.

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van bijeenkomsten, het bewaken van voortgang en het vastleggen van afspraken en documenten.

Je fungeert als verbindende schakel tussen projectleider, inkoper, adviseurs, inwoners en externe partners en zorgt voor heldere communicatie.

Je beweegt soepel tussen organiseren, administreren en communiceren, signaleert knelpunten en draagt bij aan een transparant en inzichtelijk proces.

De opdracht betreft circa 14 uur per week, met variatie in inzet afhankelijk van de projectfase en goede kans op verlenging.

Vereist profiel

• HBO werk- en denkniveau (bijv. Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie).
• Minimaal 2–3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol (projectsecretaris of projectondersteuner).
• Aantoonbare ervaring met projectondersteuning, coördinatie, verslaglegging en documentbeheer.
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten met inwoners en stakeholders en met het bewaken van voortgang.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Kennis van projectmatig werken (bijv. PRINCE2 of IPMA-D) en ervaring met SharePoint en Teams.
• Nauwkeurig, organisatorisch sterk, proactief, communicatief vaardig, stressbestendig en flexibel.
• Bereidheid tot inzet van circa 14 uur per week, met flexibiliteit tijdens piekmomenten.
• Belangrijke randvoorwaarden: geen loondienst bij Gemeente Utrecht in de afgelopen 2 jaar; bij extern opdrachtwerk voor de gemeente in de afgelopen 6 maanden vooraf aangeven voor welke opdracht en periode.
• Administratieve verplichtingen: Nederlands CV in PDF, onderbouwing van competenties in motivatie, voorafgaande pre-employmentscreening en geldig legitimatiebewijs bij intake en start.

Eisen

• HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie)
• Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, zoals projectsecretaris of projectondersteuner
• Ervaring met het ondersteunen van projecten en het coördineren van werkzaamheden
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van bijeenkomsten
• Ervaring met verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Kennis van projectmatig werken (bijvoorbeeld via PRINCE2 of IPMA-D)
• Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams
• Het is niet toegestaan kandidaten voor te stellen als de kandidaat in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest
• Als de kandidaat in de afgelopen 6 maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, dan vragen wij om vooraf duidelijk aan te geven voor welke opdracht en in welke periode dit is geweest
• Gelieve CV aanleveren in PDF-format en in het Nederlands
• Screening dient afgerond te zijn voordat een kandidaat mag starten
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Wensen

• Bij voorkeur HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Bedrijfskunde of Communicatie).
• Minimaal 2 tot 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, zoals projectsecretaris of projectondersteuner is een pre.
• Het is een pre als je ervaring hebt met het ondersteunen van projecten en het coördineren van werkzaamheden.
• Ervaring met het organiseren van bijeenkomsten is een pre.
• Het is een pre om ervaring te hebben met verslaglegging, documentbeheer en voortgangsbewaking.
• Kennis van projectmatig werken (bijvoorbeeld via PRINCE2 of IPMA-D) is een pre.
• Ervaring met digitale samenwerkingsomgevingen zoals SharePoint en Teams is een pre.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, is een wens.