Projectsecretaris GebiedsIHP - cluster MO

Opdrachtomschrijving

Voor de gemeente Rotterdam ondersteun je de opgavemanager GebiedsIHP binnen het cluster MO. Je bent betrokken bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het volledige proces: van de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept-GebiedsIHP.

Je houdt de integrale planning en de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen bij. Je beheert de centrale actielijst, volgt acties actief op bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen en signaleert tijdig risico’s of achterblijvende deelname. Waar nodig adviseer je de opgavemanager over bijsturing en escaleer je knelpunten.

Daarnaast bereid je gebiedssessies inhoudelijk voor en zorg je dat werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten tijdig beschikbaar zijn. Na afloop werk je de sessies uit in samenvattingen met conclusies en vervolgacties, waarbij je bewaakt dat de verwerking aansluit op het format voor het concept-GebiedsIHP. Je verzorgt ook de communicatie met IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam en stelt hiervoor samenvattingen, notities en voortgangsberichten op. Het resultaat is een gestructureerd proces met heldere afstemming, actuele voortgang en een zorgvuldige basis voor het concept-GebiedsIHP.

Gevraagd profiel

Je bent een nauwkeurige en proactieve projectsecretaris die overzicht houdt in complexe processen met veel betrokkenen. Je combineert sterk organisatorisch vermogen met inhoudelijke interesse in maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken. Je bent positief vasthoudend, durft door te vragen en schakelt gemakkelijk tussen organisatorisch en inhoudelijk werk. Je kunt zelfstandig heldere samenvattingen, notities en voortgangsrapportages opstellen.

Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken en beweegt je goed in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving binnen de gemeente Rotterdam. Je werkt integer, resultaatgericht, flexibel, planmatig en secuur. Daarbij neem je initiatief en verantwoordelijkheid, stel je prioriteiten en werk je gemakkelijk samen met verschillende stakeholders en belangen. Je luistert goed, communiceert vaardig en komt gevraagd en ongevraagd met passende oplossingen en adviezen.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectsecretaris/projectmedewerker binnen een gemeente, opgedaan in de afgelopen 3 jaar
• Je hebt een cursus projectmanagement afgerond

Wensen

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met actiebeheer, planningsbewaking en communicatie in een omgeving met 5 verschillende interne- en externe partijen
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar
• Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming. Dit kun je aantonen op je cv