Projectsecretaris Projectmanagementbureau - cluster SO

Beschrijving

Als projectsecretaris binnen het Projectmanagementbureau (PMB) ondersteun je de projectmanager bij complexe gebiedsontwikkelingen in de stad.

Je verzorgt de backoffice van projecten: projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten en andere beslisdocumenten.

Je bewaakt en rapporteert over de GROTICK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit) en houdt continu structuur en overzicht gedurende alle projectfasen.

Je coördineert overleggen en bestuurlijke/ambtelijke besluitvorming, inclusief voorbereiding, agendering, verslaglegging en opvolging van besluiten en acties.

Je werkt intensief samen met interne en externe stakeholders, signaleert knelpunten en kansen, en draagt actief bij aan procesverbeteringen en heldere informatie-uitwisseling.

Vereist profiel

Wij zoeken een integer, resultaatgerichte en proactieve professional die zich goed weet te bewegen in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving.

• Ervaring met projectmatig werken en het beheren van projectdocumentatie en besluitvormingsprocessen.
• Bekendheid met GROTICK-principes en het vermogen voortgang, risico’s en prioriteiten te signaleren en te rapporteren.
• Sterke communicatieve vaardigheden: goed luisterend vermogen, duidelijke schriftelijke en mondelinge uitingen, en het vermogen om gevraagd en ongevraagd advies te geven.
• Flexibel, stressbestendig en ondernemend; je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en werkt secuur en planmatig.
• Ervaring met coördinatie van overleggen, agendering, actielijsten en besluitopvolging; gevoel voor politieke sensitiviteit en meerdere belangen.
• Vaardig in samenwerken met diverse stakeholders en het bewaken van samenhang tussen overleggen, besluitvorming en informatiestromen.
• Affiniteit met gebiedsontwikkeling en het continu slimmer en efficiënter inrichten van werkprocessen.
• Goede beheersing van het Nederlands en basisvaardigheden met digitale hulpmiddelen (MS Office en projectregistratiesystemen).

Standplaats: Wilhelminakade 179, Gemeente Rotterdam — Projectmanagementbureau, cluster Stadsontwikkeling (PMB).

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 1,5 jaar werkervaring in een ondersteunende rol binnen projecten (zoals projectsecretaris, projectondersteuner of projectmedewerker) binnen een gemeentelijke organisatie, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming;
• Je hebt werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving bij een overheidsorganisatie;
• Je hebt werkervaring met het opstellen van notities en/of bestuurlijke stukken en het samenwerken met interne en externe stakeholders.

Wensen

• Je hebt werkervaring met projecten binnen gebiedsontwikkeling en/of het fysieke domein, in een complexe bestuurlijke context met meerdere stakeholders en ruimtelijke opgaven, onderbouwd met minimaal twee concrete referentieprojecten.
• Je hebt werkervaring binnen een gemeente met minimaal 250.000 inwoners, inclusief samenwerking in een politiek-bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je beschikt over relevante certificeringen en trainingen, zoals PRINCE2, Lean Six Sigma en/of strategisch omgevingsmanagement.
• Je hebt werkervaring met procesverbetering en het optimaliseren van werkprocessen binnen projecten, inclusief het implementeren van verbeteringen in de praktijk.
• Je hebt werkervaring met procesoptimalisatie, digitalisering en stakeholdermanagement binnen complexe projecten.