Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening - cluster SO

Opdrachtomschrijving

Als projectsecretaris ondersteun je binnen de gemeente Rotterdam de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 van het cluster Ruimtelijke Ordening. Je zorgt voor een tijdige en juiste afhandeling van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Ook ondersteun je bij inkoopverzoeken en help je teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van administratieve processen rond inhoudelijke werkzaamheden.

Je registreert stukken, bewaakt termijnen en grijpt in wanneer een termijn dreigt te worden overschreden. Daarnaast organiseer en bereid je overleggen voor en ondersteun je bij bedrijfsvoeringsprocessen, zoals tijdschrijven en digitale archivering. Voor het inkoopproces maak je onder meer bestelformulieren aan, bewaak je de voortgang en beantwoord je inhoudelijke vragen.

Je werkt in een hectische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals. Waar nodig ondersteun je ook andere teams binnen de afdeling. Het beoogde resultaat is dat administratieve processen en inhoudelijke dossiers zorgvuldig, tijdig en overzichtelijk worden afgehandeld, zodat de teams hun werkzaamheden goed kunnen uitvoeren.

Gevraagd profiel

Je bent een zelfstandige en flexibele projectsecretaris met een hands-onmentaliteit. Je werkt graag projectmatig, presteert onder druk en voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en behoud je het overzicht. Je zoekt actief de samenwerking op, spreekt collega’s aan wanneer dat nodig is en durft in te grijpen als een proces daarom vraagt.

Je bent punctueel, stressbestendig en werkt bij voorkeur zelfstandig. Als generalist beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Je bent flexibel inzetbaar en vindt het geen probleem om op vrijdag te werken.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services)
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket

Wensen

• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite
• Je hebt werkervaring met agendabeheer
• Je hebt ervaring met projectmatig werken