Projectsecretaris SRQ

Opdrachtgever

Het CIBG voert namens het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport betrouwbare en veilige gegevensdiensten uit voor burgers, professionals en andere ministeries. Voorbeelden zijn het BIG-register, Donorregister en de UZI-pas; daarnaast ondersteunt het CIBG ook processen zoals medicinale cannabisproductie. Het team APKM levert integrale dienstverlening: van juridisch advies tot klantcontact en communicatie, en fungeert als verbindende schakel tussen overheid en samenleving. De werkzaamheden vinden plaats in Den Haag binnen het ministerie VWS. De rol is ingebed in de PMO-functie van de afdeling APKM.

Functieomschrijving — Projectsecretaris

Als projectsecretaris ondersteun en adviseer je project- en programmamanagers bij twee ICT-projecten en fungeer je als rechterhand en sparringpartner. Je organiseert en beheert alle projectdocumentatie, houdt de planning actueel en signaleert afwijkingen en risico’s proactief. Je coördineert het risicoregister en issuelog, verzorgt besluitvorming en zorgt voor zorgvuldige verslaglegging van overleggen. Daarnaast regel je communicatie zowel intern als extern, ondersteun je het inkoopproces en beheer je het projectarchief. Je voert basis financiële controles uit (zoals uren en verplichtingen) en stelt voortgangsrapportages op en draagt zorg voor borging van acties en procesbewaking.

Vereist profiel

• Minimaal hbo-niveau, bij voorkeur richting management, administratie of informatiemanagement; aantoonbare ervaring in PMO/Projectsecretariaat binnen ICT-projecten.
• Praktische kennis van project- en programmamanagementmethodieken (bijv. Prince2, Agile, MSP) en ervaring met risicomanagement en issuetracking.
• Sterke organisatorische vaardigheden: plannen, agenderen, faciliteren van overleggen en nauwkeurige rapportage- en archiveringsvaardigheden.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands (schriftelijk en mondeling) en ervaring met stakeholdermanagement binnen complexe overheidsomgeving.
• Analytisch en proactief: signaleert afwijkingen vroegtijdig en doet voorstellen voor beheersmaatregelen; zelfstandig en een hands-on mentaliteit.
• Ervaring met basis financiële administratie binnen projecten (urencontrole, verplichtingenregistratie) en het opstellen van voortgangsrapportages.
• Affiniteit met ICT-onderwerpen, vertrouwd met digitale samenwerkings- en projecttools (bijv. MS Teams, SharePoint, Jira of vergelijkbare tooling).
• Betrouwbaar, discreet en integer werken met gevoel voor privacy en (digitale) beveiliging – relevante ervaring binnen de publieke sector is een pré.
• Beschikbaarheid om op locatie in Den Haag te werken en om samen te werken met diverse beleidsdirecties binnen VWS.

Eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van project- of programmamanagers, waaronder ervaring met tenminste één ICT-project;
• Je bent bekend met opstellen/beheren van projectplanning, risico register en voorbereiden van stuurgroep/ project activiteiten;
• Je hebt werkervaring met Excel of Microsoft Project voor het maken van planningen;

Wensen

• Ervaring met ICT-projecten op het gebied van identificatie en authenticatie is een pré;

Competenties

• Je bent pro actief en sterk in organiseren, structuur aanbrengen en overzicht bewaken;
• Je bent stressbestendig;
• Je kunt je goed uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je denkt creatief, bent enthousiast en kunt anderen motiveren;
• Je bent omgevingssensitief, spin in het web en een bindende factor in het project.