Projectsecretaris

Samenvatting

De gemeente Apeldoorn zoekt een betrokken projectsecretaris binnen de afdeling PPIM die bijdraagt aan de ontwikkeling van stad en regio.
Je ondersteunt projectleiders en projectgroepen administratief en inhoudelijk en fungeert als rechterhand van de projectleider.
Je organiseert, bereidt voor, verslaat en handelt projectvergaderingen en tactische bijeenkomsten af (bijv. stuurgroepen, landelijke netwerken).
De projecten variëren van woningbouw en bedrijventerreinen tot onderwijshuisvesting en sociaal domein, en worden uitgevoerd volgens Apeldoorns Projectmatig Werken.
Je behoudt overzicht, signaleert kansen en risico’s, doet proactief verbetervoorstellen en werkt in een professionele, samenwerkende en innovatieve organisatie.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als projectsecretaris of projectondersteuner binnen (ruimtelijke of maatschappelijke) projecten.
• Goede kennis van projectmanagementmethodieken (bijv. Prince2, Agile of vergelijkbaar) en vertrouwd met Apeldoorns Projectmatig Werken.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden: plannen, voorbereiden, verslagleggen en afhandelen van vergaderingen op tactisch niveau.
• Sterke communicatieve vaardigheden en bestuurlijke sensitiviteit; je kunt effectief samenwerken met bestuur, inwoners, collega’s en externe partners.
• Proactief en oplossingsgericht: je signaleert kansen en bedreigingen en doet constructieve verbeter- en procesvoorstellen.
• Nauwkeurig en betrouwbaar; ervaring met Office, vergader- en samenwerkingsplatforms (bijv. Teams, SharePoint).
• HBO werk- en denkniveau of gelijkwaardige relevante ervaring; zelfstandig kunnen werken binnen projectteams en draagvlak creëren.
• Affiniteit met de publieke sector en bereidheid flexibel te werken binnen diverse projecten in Apeldoorn en regio.

Eisen

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.
• Het ingediende CV bevat maximaal 5 pagina’s. Alle extra pagina’s boven de gevraagde 5 pagina’s worden niet beoordeeld door de aanbestedende dienst.
• De kandidaat is per week beschikbaar voor 32-36 uur.
• Het maximale uurtarief is € 80,- exclusief BTW en inclusief reiskosten woon-werkverkeer en fee Flextender.
• De kandidaat verricht minimaal 75% van de werkzaamheden op locatie van de opdrachtgever. Aanvullende aanwezigheid op locatie wordt verwacht indien dit noodzakelijk is voor een adequate uitvoering van het project.
• De kandidaat dient te voldoen aan de functie-eisen die in de opdrachtomschrijving zijn gesteld.
• De kandidaat heeft minimaal een jaar ervaring in een vergelijkbare projectondersteunende functie.
• Inschrijver mag maximaal 3 kandidaten aanbieden. Voor elke kandidaat die aangeboden wordt dient een aparte inschrijving te worden gedaan. Bij de inschrijving dient aangegeven te worden op welke datum de kandidaat kan starten met de werkzaamheden. Indien er onverhoopt toch meer dan twee kandidaten door dezelfde inschrijver worden ingediend, zullen enkel de eerste twee op volgorde van binnenkomst in behandeling worden genomen.

Wensen

• Een maximum uurtarief exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer, fee Flextender en overige kosten.
• Mate waarin uit het CV blijkt dat de kandidaat relevante werkervaring heeft als projectondersteuner.
• De kandidaat beschikt over meer dan 1 tot 2 jaar relevante werkervaring.
• De kandidaat beschikt over meer dan 2 tot 5 jaar relevante werkervaring.
• De kandidaat beschikt over meer dan 5 jaar relevante werkervaring.
• Mate waarin uit het CV blijkt dat de kandidaat ervaring heeft met het uitvoeren van projecten.
• De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van projecten bij een overheidsinstantie.
• De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van projecten bij een gemeente.
• De kandidaat beschikt over ervaring met het uitvoeren van bestuurlijk complexe projecten bij een gemeente.

Competenties

• Werkt zelfstandig.
• Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werkzaamheden.
• Komt afspraken na.
• Brengt overzicht en structuur aan in werkzaamheden, processen en informatie.
• Past zich gemakkelijk aan veranderende omstandigheden, prioriteiten en werkzaamheden aan.
• Handelt vanuit de behoeften van de klant.
• Streeft naar een hoge kwaliteit van dienstverlening.
• Neemt tijdig beslissingen.
• Handelt daadkrachtig.
• Blijft effectief functioneren onder druk.
• Plant werkzaamheden zorgvuldig.
• Stelt prioriteiten.
• Bewaakt voortgang en deadlines.
• Bouwt en onderhoudt goede relaties.
• Werkt effectief samen.
• Communiceert helder en overtuigend.
• Herkent knelpunten tijdig.
• Analyseert oorzaken.
• Komt met praktische oplossingen.
• Toont initiatief.
• Pakt werkzaamheden proactief op.
• Zorgt voor concrete resultaten.