Projectsecretaris

Opdrachtomschrijving

Als Projectsecretaris ondersteun je de directeur Gebiedsontwikkeling van de gemeente Schiedam. Je werkt binnen het team Projecten en draagt specifiek bij aan de gebiedsontwikkeling Schiedistrict. Het team bestaat uit ongeveer 50 personen en werkt in regie samen met diverse bedrijven en organisaties buiten de gemeente.

Je zorgt dat de directeur Gebiedsontwikkeling optimaal wordt gefaciliteerd en goed kan inspelen op de behoeften van het bestuur en de organisatie. Je beheert onder meer agenda en e-mail, bereidt afspraken en overleggen voor, zet de juiste documenten klaar en houdt projecten, acties en deadlines overzichtelijk. Ook leg je actiepunten vast, archiveer je stukken en rappelleer je waar nodig.

Naast de secretariële ondersteuning lever je een inhoudelijke bijdrage aan projecten en aan de advisering over de voortgang daarvan. Je signaleert wanneer acties of besluiten aandacht vragen, brengt informatie bij de juiste personen onder de aandacht en beantwoordt vragen over projecten. Ook denk je mee over verbeteringen in werkprocessen en houd je ontwikkelingen binnen je vakgebied bij. Het beoogde resultaat is een goed georganiseerde, actuele en proactieve ondersteuning van de projectdirecteur en het projectteam.

Je werkt in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving en hebt bij voorkeur regelmatig contact met de verschillende locaties van de gemeente. Het heeft de voorkeur dat je je werkzaamheden grotendeels op kantoor uitvoert.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren Projectsecretaris op hbo-niveau met minimaal drie jaar ervaring in deze rol. Ervaring binnen gebiedsontwikkeling en een politiek-bestuurlijke omgeving is bij voorkeur aanwezig. Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands en kunt goed overweg met gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams. Daarnaast ben je bekend met projectmatig werken.

Je werkt dienstverlenend, accuraat en proactief. Je bent stressbestendig, oplossingsgericht en representatief en hebt gevoel voor politieke, ambtelijke en samenwerkingsverhoudingen. Met jouw professionele en flexibele werkwijze neem je werk uit handen, houd je overzicht en werk je prettig samen met de directeur, collega’s en externe partners.

Eisen

• Aantoonbaar opleidingsniveau op HBO-niveau
• Minimaal 3 jaar ervaring als Projectsecretaris
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Teams en bekend met projectmatig werken

Wensen

• Bij voorkeur bij gebiedsontwikkeling in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Het heeft onze voorkeur als je grotendeels op kantoor (meerdere locaties) je werkzaamheden verricht