Projectsecretaris

Opdrachtbeschrijving

Ervaren Project-/ProgrammaSecretaris gezocht voor het Programma Informatiebeveiliging Operationele Techniek (IB-OT) binnen het CIO-Office van DJI.

Je bereidt bestuurlijke en besluitvormende documenten voor, levert deze aan en ondersteunt de programmamanager bij strategische en bestuurlijke overleggen met de dienstleiding en de ambtelijke lijn.

Je bent verantwoordelijk voor de op te leveren documentatie, bewaakt planning, kwaliteit en samenhang van (bestuurlijke) besluitvorming en organiseert themasessies en informatiebijeenkomsten voor het veld en stakeholders.

Je stelt voortgangsrapportages en besluitvormende stukken op, bewaakt prioritering en mijlpalen, organiseert en actualiseert risicoanalyses en werkt mee aan analyses, monitoring en communicatie rondom het programma.

Je fungeert als rechterhand van de programmamanager en vervangt deze indien nodig; het programma richt zich op versterking van cyberweerbaarheid in operationele techniek in samenwerking met het Rijksvastgoedbedrijf en het CISO‑CPO‑Office.

Standplaats: Den Haag, Ministerie van Justitie en Veiligheid; start op korte termijn vanwege toegenomen cyberbedreigingen.

Vereist profiel

• Senior ervaring als project- of programmasecretaris binnen complexe, bestuurlijke omgevingen (bij voorkeur Rijksoverheid).
• Aantoonbare ervaring met opstellen van bestuurlijke stukken, voortgangsrapportages en het faciliteren van bestuurlijke overleggen.
• Kennis van en/of aantoonbare affiniteit met informatiebeveiliging en operationele techniek is sterk gewenst.
• Sterke organisatorische vaardigheden: plannen, prioriteren, bewaken van kwaliteit en deadlines.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, ervaring met stakeholdermanagement en het organiseren van themasessies en bijeenkomsten.
• Analytisch, proactief, discreet en betrouwbaar; in staat de programmamanager te ondersteunen en te vervangen.
• HBO/WO werk- en denkniveau; beschikbaar op korte termijn en inzetbaar vanuit Den Haag.

Eisen

• Kandidaat beschikt minimaal over een HBO-diploma.
• Kandidaat beschikt over een basis Projectmanagement certificering/diploma.
• Kandidaat beschikt over een PRINCE2 certificaat.
• Minimaal vijf jaar aantoonbare werkervaring als Senior Projectsecretaris.
• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring bij een (semi)overheid.

Wensen

• Ervaring met bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsprocessen.
• Ervaring met het opstellen van heldere bestuurlijke voortgangsrapportages en planningen.
• Ervaring in het werken met Digijust is een pré.

Competenties

• Resultaatgericht.
• Hands-on mentaliteit.
• Stressbestendig.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Organisatiesensitief.