Recordsmanager (steekproef en e-suite)

Beschrijving opdracht

De gemeente Kampen streeft naar een volledig digitale organisatie en zoekt een specialist voor het operationeel beheer en de ontsluiting van (digitale) informatie binnen de gemeentelijke context.

Je adviseert over en schrijft een praktisch plan van aanpak voor het wegwerken van beheerachterstanden in het zaaksysteem E‑suite, waarbij je rekening houdt met vigerende wet- en regelgeving en de technische mogelijkheden van E‑suite.

Onder aansturing van de toezichthouder voer je een omvangrijke steekproef uit op te vernietigen informatie in E‑suite en begeleid je zonodig andere betrokkenen bij uitvoering en kwaliteitsbewaking.

Na goedkeuring van het plan voer je zelf de feitelijke vernietiging uit van dossiers waarvan de wettelijke bewaartermijn is verstreken, inclusief het afhandelen van hybride opslag op papieren dragers.

Je werkt nauw samen met adviseurs informatiebeheer en overige stakeholders, rapporteert helder over voortgang en bevindingen en borgt dat alle acties voldoen aan wettelijke vereisten en interne richtlijnen.

Vereist profiel

• Opleiding: HBO/WO werk- en denkniveau, bij voorkeur informatiebeheer, archivistiek, informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Ervaring: Aantoonbare ervaring met operationeel beheer in gemeentelijke informatiehuishouding en specifiek met zaaksystemen (bij voorkeur E‑suite).
• Vakinhoudelijke kennis: Goede kennis van Archiefwet, selectielijsten, bewaartermijnen, AVG/privacyregelgeving en praktijk van vernietiging van informatie.
• Vaardigheden: Uitstekend in het opstellen van een plan van aanpak, uitvoeren van steekproeven, administratieve nauwkeurigheid en risicogestuurde besluitvorming.
• Systeemkennis: Praktische kennis van E‑suite of vergelijkbare zaaksystemen en inzicht in hybride (digitaal + papier) archiefstromen.
• Samenwerken en begeleiden: Ervaring met het begeleiden van stakeholders en het werken onder aansturing van een toezichthouder; goede communicatieve vaardigheden.
• Persoonlijke eigenschappen: Integer, zorgvuldig, besluitvaardig, analytisch en gewend te werken volgens procedures en wettelijke kaders.
• Aanvullend: Bereidheid tot het uitvoeren van fysieke vernietigingstaken en het opstellen van verantwoording en rapportages voor interne toezichthouders.

Eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen het werkveld informatiemanagement / documentaire Informatievoorziening.
• Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet en bijbehorende regelgeving zoals Woo, AVG, WEP of Wmebv.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Metadatasjabloon Toepassing Overheid (MDTO).
• Aantoonbare kennis van E-suite.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als records-manager binnen een gemeente.
• Aantoonbare werkervaring met het schrijven van een plan van aanpak en de uitvoering daarvan binnen een omgeving met informatiebeheer.
• Aantoonbare werkervaring met het vernietigen van documentie in E-suite.
• Aantoonbaar afgeronde opleiding zaaksystemen.
• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement en verandermanagement.

Competenties

• Nauwkeurigheid.
• Kwaliteitsbewustzijn.
• Procesmatig werken.
• Risicoanalyse.
• Communicatie.
• Samenwerking.
• Zelfstandig uitvoeren van kritieke handelingen.
• Documenteren.
• Rapporteren.