Secretaresse (24-32 uur)

Opdrachtomschrijving

Als secretaresse ondersteun je samen met twee collega’s het secretariaat binnen het bedrijfsbureau van Metropoolregio Eindhoven. Vanuit deze rol ondersteun je zeven managers en organiseer je bijeenkomsten voor de vijf programma’s van de organisatie. Je hebt daarbij contact met collega’s, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.

Je beheert agenda’s, stemt afspraken af en organiseert interne en externe overleggen. Ook regel je vergaderruimtes en faciliteiten, bewaak je actiepunten en deadlines en verzorg je de administratieve afhandeling van correspondentie. Daarnaast beantwoord je het centrale telefoonnummer, ontvang je bezoekers, publiceer je berichten en zorg je dat planningen en stukken goed worden bijgehouden en gearchiveerd.

De Metropoolregio Eindhoven werkt samen met 21 gemeenten aan regionale vraagstukken zoals wonen, bereikbaarheid, energie, economie en het landelijk gebied. Het bedrijfsbureau ondersteunt de organisatie onder meer op het gebied van financiën, P&O, facilitaire zaken, informatievoorziening en secretariaat. Met jouw ondersteuning breng je overzicht en structuur in een omgeving waarin agenda’s en prioriteiten regelmatig veranderen, zodat collega’s hun werk voor de regio goed kunnen uitvoeren.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren secretarieel professional die graag werk uit handen neemt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende taken en gesprekspartners. Ook bij onverwachte situaties houd je overzicht, stel je prioriteiten en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk. Je organiseert nauwkeurig, denkt vooruit en komt met praktische oplossingen.

Je legt gemakkelijk contact met zowel collega’s als bestuurders, gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie en beheerst de Nederlandse taal goed. Je hebt een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie. Daarnaast heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen.

Eisen

• Hebt ervaring in een vergelijkbare functie
• Werk je nauwkeurig en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
• Heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen

Competenties

• Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen
• Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk
• Kun je goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken
• Leg je gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder
• Ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie
• Heb je vaak aan een half woord genoeg en vraag je door als iets onduidelijk is