Secretaresse NPRZ - Directie Bestuurszaken

Functieomschrijving

• Je plant en beheert de agenda’s van de directeur en de adviseurs van het programmabureau en bewaakt afspraken en prioriteiten.
• Je fungeert als gastheer/gastvrouw en organiseert de ontvangst van bezoekers, inclusief reserveringen en ontvangsten.
• Je beheert de telefooncentrale en de algemene inbox van het programmabureau en verzorgt de dagelijkse correspondentie.
• Je regelt de dagelijkse gang van zaken: voorraadbeheer, facilitaire zaken, bestellen van kantoorartikelen en contacten met de financiële administratie.
• Je maakt zo nodig notulen en actielijsten van vergaderingen en onderhoudt functionele contacten met interne en externe partners.
• Je beheert het relatiebestand en ondersteunt adviseurs bij werkbezoeken en het verzorgen van presentaties.

Vereist profiel

• Je bent klant- en servicegericht, handelt proactief en weet van aanpakken.
• Je hebt sterk organisatietalent en bewaakt structuur en overzicht, ook bij drukke agenda’s.
• Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband resultaatgericht en neemt zelfstandig beslissingen.
• Je bent nauwkeurig en netjes in je werkwijze, waardoor je betrouwbare ondersteuning biedt.
• Je hebt gevoel voor de complexe omgeving waarin partners op Zuid opereren en gaat daar zorgvuldig en effectief mee om.

Locatie en functie: Mijnsherenlaan 6, Rotterdam — Gemeente Rotterdam, Secretaresse NPRZ - Directie Bestuurszaken (ADMINISTRATION)

Eisen

• Je beschikt over een mbo-4 werk en denkniveau. Dit is aantoonbaar uit eerdere werkervaring;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse/projectondersteuner opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office, denk hierbij aan Word, PowerPoint en Excel;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

Wensen

• Je hebt werkervaring als secretaresse/projectondersteuner bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het systeem Oracle.