Secretaresse

Opdrachtomschrijving

Voor het Servicebedrijf MIT van Maastricht UMC+ ondersteun je het management als secretaresse binnen een team van secretaresses. Het secretariaat ondersteunt het management en bemant daarnaast volgens rooster de balie van 09:00 tot 17:00 uur. Door langdurige onderbezetting en het vertrek van een secretaresse staat de continuïteit onder druk. De vacature voor een vaste secretaresse biedt op korte termijn geen oplossing.

Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken en overleggen en verzorgt correspondentie, inkomende post en documentbeheer. Ook ben je een eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en werkt deze uit, bewaakt actiepunten en organiseert bijeenkomsten en evenementen.

Daarnaast registreer je ziek- en herstelmeldingen, boek je reizen en accommodaties en maak je inkooporders aan. Je ondersteunt één of meer managers en valt waar nodig in voor collega’s. Met jouw inzet wordt de druk op het zittende team verminderd en blijft de dienstverlening van het secretariaat beschikbaar totdat de structurele invulling is gerealiseerd.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren secretaresse of managementassistent met een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële richting. Je hebt ruime ervaring in een secretariële functie, bij voorkeur op managementniveau, en beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Je werkt goed met Outlook, Word, Excel en PowerPoint.

Je bent direct beschikbaar en werkt op werkdagen fysiek op locatie Maastricht UMC+ in Maastricht. Je werkt proactief, zelfstandig, servicegericht, flexibel en collegiaal. Daarbij ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie. Ervaring binnen een ziekenhuis of andere zorgorganisatie, met het notuleren van managementoverleggen, het aanmaken van inkooporders of een IT-omgeving sluit goed aan. Je kunt snel worden ingewerkt en bent binnen één week zelfstandig productief.

Eisen

• Afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur secretarieel (diploma aan te leveren)
• Ruime ervaring in een secretariële functie, bij voorkeur op managementniveau, aantoonbaar via cv
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Goede kennis van Outlook, Word, Excel en PowerPoint
• Direct beschikbaar en op werkdagen fysiek aanwezig op locatie Maastricht UMC+ (Maastricht)
• Zorgvuldig en discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie

Wensen

• Ervaring als secretaresse of managementassistent in een ziekenhuis of andere zorgorganisatie, bij voorkeur een umc
• Ervaring met notuleren van managementoverleggen
• Ervaring met het aanmaken van inkooporders in een inkoop- of ERP systeem
• Ervaring in een IT-omgeving
• Snel ingewerkt kunnen zijn: zelfstandig productief binnen één week

Competenties

• Proactieve en zelfstandige werkhouding
• Servicegericht
• Flexibel
• Collegiaal