Secretariëel / administratief ondersteuner
Gemeente Veere
Opdrachtomschrijving
Voor de gemeente Veere werk je binnen de afdeling Dienstverlening. Je ondersteunt het afdelingshoofd en een teamleider bij de dagelijkse werkzaamheden en maakt integraal deel uit van de reguliere bedrijfsvoering van de afdeling.
Je plant overleggen, reserveert ruimten en stelt waar nodig agenda’s op. Ook verzamel je de benodigde stukken. Daarnaast beheer je de agenda’s en e-mail van het afdelingshoofd en de teamleider. Waar nodig zet je acties uit en bewaak je processen en gemaakte afspraken.
Je ondersteunt de afdeling verder bij de digitale en fysieke post, het coderen van facturen en het actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website. Ook houd je je bezig met het maken van vakantieroosters, het laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten. Je neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. De werkzaamheden vinden plaats in Veere, Zeeland.
Gevraagd profiel
Je bent een secretarieel of administratief ondersteuner die zorgvuldig en zelfstandig werkt binnen een bestaande organisatiestructuur. Je weet verschillende ondersteunende werkzaamheden goed te organiseren en houdt overzicht over agenda’s, e-mail, acties, processen en afspraken.
Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd, de teamleider, de manager en andere interne stakeholders. Je vindt het prettig om onderdeel te zijn van een team en draagt bij aan continuïteit, kennisborging en een goede dagelijkse ondersteuning van de afdeling.
Eisen
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie
- Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg
Wensen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding in een administratieve/secretariële richting
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
Competenties
- Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
- Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
- Klantgericht
- Luisteren
- Doorzettingsvermogen
- Tactisch gedrag
- Resultaatgericht werken
- Samenwerken
- Assertiviteit
- Besluitvaardigheid
- Organiseren
- Kritisch
- Plannen en organiseren