Secretarieel medewerker

Opdrachtomschrijving

Voor Gemeente Oss werk je als secretarieel medewerker binnen de afdeling Bestuur en Advies. Deze gemeente werkt samen met inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en collega’s aan een aantrekkelijke, duurzame en toekomstbestendige leefomgeving voor bijna 100.000 inwoners. Binnen deze omgeving staan samenwerking, kwaliteit en maatschappelijke impact centraal.

Je beheert zelfstandig de agenda’s van het MT Bestuur en Advies, bestaande uit een afdelingshoofd en twee teamleiders. Je reserveert ruimtes, organiseert teamdagen, bewaakt afspraken en verzorgt representatie. Ook speel je een rol in het onboardingsproces van nieuwe medewerkers. Wekelijks verzorg je de codering van de factuurstromen binnen de afdeling.

Daarnaast beheer je gegevens- en informatiebestanden, verzorg je managementinformatie, beantwoord je de telefoon, ontvang je bezoekers en handel je interne en externe correspondentie af. Bij afwezigheid vervang je een van de andere secretarieel medewerkers. Je werkt 24 uur per week, bij voorkeur verdeeld over vier dagen. Maandag en vrijdag zijn vaste werkdagen.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren en zelfstandig werkende secretarieel medewerker met minimaal mbo 4 werk- en denkniveau. Een opleiding tot managementassistent of in officemanagement sluit goed aan. Je bent stressbestendig, communicatief vaardig en houdt van afwisselend werk. Daarbij organiseer je gemakkelijk, behoud je het overzicht bij meerdere taken en werk je discreet en nauwkeurig.

Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en hebt kennis van digitale systemen, bijvoorbeeld Outlook, Word, DMS, social media en iBabs. Je combineert inhoudelijke kennis met eigenaarschap, een praktische aanpak en gevoel voor de bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische context waarin Gemeente Oss opereert.

Eisen

• De kandidaat heeft minimaal MBO 4 werk- en denkniveau
• De kandidaat is beschikbaar voor 24 uur per week
• De kandidaat is beschikbaar op maandag en vrijdag
• De kandidaat beschikt over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart bij de intake en op de startdatum van het contract
• De kandidaat mag pas starten nadat de pre-employmentscreening is afgerond

Wensen

• Bij voorkeur heeft de kandidaat de opleiding managementassistente of officemanagement gevolgd