Secretarieel Ondersteuner IPLG

Functie: Secretarieel Ondersteuner IPLG — Utrecht (BIJ12)

Beschrijving

• Als secretarieel ondersteuner ondersteun je samen met een collega het programmamanagementteam (PMT) van het Interprovinciaal Programma Landelijk Gebied (IPLG).
• Je combineert secretariële taken met projectmanagementondersteuning: complex agendabeheer, organisatie van vergaderingen en coördinatie van besluitvormingsprocessen voor 12 provincies.
• Je schakelt veel met interne en externe partijen, waaronder secretariaten van provincies en ministeries, en met de secretarissen van de ambtelijke (AAC) en bestuurlijke adviescommissie (BAC).
• Je bewaakt acties en processen, signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en stemt continu af met het PMT en relevante opgavemanagers.
• Werken gebeurt in een dynamische en politiek-gevoelige omgeving met thema’s als natuur, landbouw, stikstof, klimaat en energietransitie.
• ZZP en detachering beide toegestaan; maximaal tarief €62,- per uur. Standplaats: Utrecht (BIJ12).

Vereist profiel

• Opleiding: minimaal hbo-niveau in secretarieel/office management of vergelijkbaar.
• Ervaring: minimaal 5 jaar in een vergelijkbare functie en minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met complex agendabeheer (ook binnen de afgelopen 15 jaar ervaring met directiesecretariaat).
• Taal en IT: uitstekende Nederlandse taalvaardigheid (woord en geschrift); goede kennis van Outlook, Word, Excel, MS Teams en SharePoint.
• Integriteit en vertrouwelijkheid: ervaring met vertrouwelijke informatie en professioneel omgaan met gevoelige processen.
• Netwerken en communicatie: ervaring met afstemming en communicatie met externe partners zoals ministeries, provincies en gemeenten.
• Thema-affiniteit: kennis van of affiniteit met landelijke thema’s (natuur, landbouw, stikstof, klimaat) is gewenst.
• Competenties: omgevingssensitiviteit, resultaatgerichtheid, geduld, analytisch vermogen, flexibiliteit, overzicht bewaren, zelfstandigheid, systematisch en nauwkeurig werken en uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Samenwerking: goed kunnen samenwerken met collega-directiesecretaresse en functioneren binnen een bestuurlijke, politiek-gevoelige context.

Eisen

• Agendabeheer
• directiesecretariaat
• landelijk gebied

Competenties

• Omgevingssensitiviteit.
• Resultaatgerichtheid.
• Geduld en affiniteit met werkprocessen.
• Analytisch vermogen.
• Flexibiliteit.
• Meerdere ballen in de lucht kunnen houden en overzicht behouden.
• Kennis op een begrijpelijke wijze kunnen overbrengen.
• Een zelfstandige, systematische en nauwkeurige manier van werken.
• Nauw samen kunnen werken collega-directiesecretaresse
• Kunnen werken in een dynamische en bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.