Secretariële Ondersteuner BTW Haaglanden

Opdrachtomschrijving

De Bestuurlijke Tafel Wonen Haaglanden (BTW) is het samenwerkingsverband van de negen gemeenten in Haaglanden op het gebied van wonen. Gemeente Zoetermeer verzorgt de administratieve en financiële organisatie van de BTW. De regio Haaglanden werkt aan de realisatie van 75.000 woningen tot en met 2030, waarvan 25.000 door corporaties en twee derde betaalbaar.

Voor de verslaglegging van bijeenkomsten van ambtelijke overleggen en de BTW zoekt de Bestuurlijke Tafel Wonen een secretariële ondersteuner. Je ondersteunt bij het plannen en verslagleggen van de overleggen van de BTW Haaglanden. De opdracht wordt namens de Bestuurlijke Tafel Wonen verstrekt door de gemeente Zoetermeer en uitgevoerd onder aansturing van de secretaris van de Bestuurlijke Tafel Wonen.

Het gaat onder meer om het ambtelijk overleg en het bestuurlijk overleg met wethouders, beide ongeveer eenmaal per maand met uitzondering van de zomervakantie. Daarnaast verzorg je verslaglegging van gezamenlijke bestuurlijke overleggen met SVH, SHH en PZH en van voorzittersoverleggen. Incidenteel kan ook verslaglegging van specifieke overleggen of bijeenkomsten worden gevraagd. Samen met de bestuurssecretariaten plan je de reguliere overleggen.

De bijeenkomsten vinden plaats op wisselende locaties in de regio Haaglanden en soms online, in principe tijdens kantooruren. Je werkt samen in teamverband, neemt deel aan reguliere werkoverleggen en legt verantwoording af aan de opdrachtgever of een leidinggevende. Met jouw ondersteuning beschikt de BTW over tijdige planning en verslaglegging van de relevante overleggen.

Gevraagd profiel

Je bent een secretariële ondersteuner die zorgvuldig en zelfstandig werkzaamheden uitvoert op het gebied van plannen en verslagleggen. Je kunt schakelen tussen ambtelijke en bestuurlijke overleggen en voelt je thuis in een samenwerkingsverband van meerdere gemeenten en organisaties.

Je werkt volgens gemaakte afspraken over locatie, planning en resultaten. Daarbij stem je af met bestuurssecretariaten, collega’s en betrokken organisaties, neem je deel aan werkoverleggen en leg je verantwoording af aan de opdrachtgever of leidinggevende.

Eisen

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
• De gemeente vraagt van de opdrachtnemer bij het contract onder leiding en toezicht dat ze gebruik maken van een G-rekening. Dit dient op het moment van inschrijving ingeregeld te staan in het leveranciersaccount of in het cv benoemd staan. Indien de inschrijver op grond van wet- of regelgeving of een geldige vrijstelling niet verplicht is gebruik te maken van een G-rekening, volstaat de inschrijver met het overleggen van passende en verifieerbare documenten waaruit deze uitzondering blijkt
• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het bieden van secretariële ondersteuning van ambtelijke en/of bestuurlijke overlegstructuren binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het plannen, voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen en overleggen
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar met Microsoft Office, waaronder minimaal Word en Excel
• Per 2 januari 2026 beschikbaar voor 6 uur per week

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van overlegstructuren waarbij wordt samengewerkt met meerdere gemeenten, bestuurssecretariaten en/of andere regionale samenwerkingspartners
• Aantoonbare werkervaring met de secretariële ondersteuning en/of verslaglegging van ambtelijke en/of bestuurlijke overlegstructuren op het gebied van wonen, woningbouw en/of volkshuisvesting
• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding
• Aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving in Zuid-Holland en/of de regio Haaglanden

Competenties

• Communicatief vaardig
• Samenwerkend
• Zelfstandig
• Proactief