Secretaris -Bedrijfsvoering
Gemeente Utrecht
Opdrachtomschrijving
Voor de afdeling Bedrijfsvoering van de Ontwikkelorganisatie Ruimte van de Gemeente Utrecht zoek je als tijdelijke Secretaris een belangrijke rol in de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en de voorbereiding op toekomstige centralisatie. Je werkt vanuit het Stadskantoor Utrecht en ondersteunt het afdelingshoofd Ruimte, het PMO-hoofd, het managementteam, de strategisch adviseur van het MT en verschillende adviseurs en ondersteunende functies.
Je organiseert en coördineert management- en afdelingsbrede overleggen, bewaakt de voortgang van acties, besluiten en afspraken en signaleert knelpunten. Daarnaast ondersteun je budgethouders bij budgetbewaking, urenverantwoording en financiële beheersing. Als matchingcoördinator alloceer je uren naar teams en medewerkers.
Ook verzamel je managementinformatie en stel je rapportages op, bewerk en redigeer je deze. Je draagt bij aan het verbeteren van bedrijfsvoeringsprocessen en bent een centraal aanspreekpunt voor vragen over afdelingsbrede bedrijfsvoering. Verder help je mee aan een zorgvuldige overdracht van informatie, processen en werkzaamheden richting de toekomstige inrichting van de bedrijfsvoering. Het resultaat is dat processen soepel verlopen, afspraken worden nagekomen en de afdeling goed voorbereid is op de verdere ontwikkeling en centralisatie.
Gevraagd profiel
De Gemeente Utrecht zoekt een organisatorisch sterke professional met hbo werk- en denkniveau en minimaal drie jaar relevante werkervaring op hbo-niveau. Je hebt ervaring met managementondersteuning, bedrijfsvoeringsprocessen en financiële en administratieve processen. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving, werkt nauwkeurig en resultaatgericht en weet verschillende informatiestromen, processen en betrokkenen met elkaar te verbinden.
Je bent proactief, communicatief vaardig en praktisch ingesteld. Je signaleert knelpunten tijdig en zorgt dat zaken daadwerkelijk worden geregeld. Ervaring met Excel en PowerPoint is relevant; kennis van of ervaring met SAP en FCC is een pré. Beschikbaarheid op dinsdag en donderdag is vereist. De uren kunnen in overleg over vier of vijf werkdagen worden verdeeld.
Eisen
- De kandidaat moet beschikken over HBO werk- en denkniveau
- De kandidaat moet minimaal 3 jaar relevante werkervaring op HBO-niveau hebben
- De kandidaat moet ervaring hebben met managementondersteuning en bedrijfsvoeringsprocessen
- De kandidaat moet ervaring hebben met financiële en administratieve processen
- De kandidaat moet uitstekende organisatorische vaardigheden hebben
- De kandidaat moet sterke communicatieve vaardigheden hebben
- De kandidaat moet nauwkeurig en resultaatgericht zijn
- De kandidaat moet beschikbaar zijn op dinsdag en donderdag
- De kandidaat moet beschikbaar zijn voor de kennismakingsgesprekken op 12 november van 15.00 tot 17.00 uur
- Een kandidaat die in de afgelopen twee jaar bij de gemeente Utrecht in loondienst is geweest, mag niet worden voorgesteld
- Als de kandidaat in de afgelopen zes maanden als externe medewerker voor de gemeente Utrecht heeft gewerkt, moet worden aangegeven voor welke opdracht en in welke periode dit was
- De screening, inclusief de VOG, moet zijn afgerond voordat de kandidaat start
- De kandidaat moet bij de intake en op de startdatum van het contract beschikken over een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart en dit ter controle kunnen overleggen
Wensen
- Ervaring met Excel en PowerPoint is gewenst
- Kennis van of ervaring met SAP is een pré
- Ervaring met FCC is een pré
- Affiniteit met financiële administratie, bedrijfsvoering en procesmanagement is gewenst