Secretaris Pilots Generieke Functies

Opdrachtomschrijving

Voor Stichting ICTU werk je als Secretaris van de Pilot & Implementatieboard (PIB) binnen het programma rond veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg. Het Landelijk Dekkend Netwerk moet zorgaanbieders in staat stellen veilig en betrouwbaar gegevens uit te wisselen. De generieke functies binnen dit netwerk moeten daarbij niet alleen technisch werken, maar ook toepasbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk.

Om de werking en toepasbaarheid in de praktijk te onderzoeken, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. De PIB stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Jij zorgt ervoor dat de board hiervoor tijdig beschikt over volledige, actuele en samenhangende informatie.

Je ondersteunt de voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten. Je organiseert de agenda en stukkenstroom, stelt beslisdossiers en voortgangsoverzichten op en legt besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties zorgvuldig vast. Ook bewaak je termijnen, signaleer je ontbrekende of onduidelijke informatie en houd je de PIB-documentatie actueel.

Het resultaat is een toepasbare werkwijze met bijbehorende werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten. Voor overeengekomen pilots en faseovergangen zijn portfolio-informatie, beslisdossiers en registraties actueel en volledig. Openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en benodigde terugkoppelingen zijn inzichtelijk en goed overgedragen.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren, proactief en zelfstandig werkende secretaris op minimaal hbo-niveau. Je hebt ervaring als project- of programmasecretaris, of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders. Je bent vertrouwd met het voorbereiden en ondersteunen van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en het vastleggen en opvolgen van besluiten en acties.

Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, houdt overzicht over meerdere onderwerpen en kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden. Je brengt informatie uit verschillende projecten of trajecten samen tot bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten. Je signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is, werkt zorgvuldig en communiceert helder en feitelijk met verschillende organisaties en rolhouders.

Eisen

• Aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris of vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders
• Aantoonbare ervaring met voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en vastlegging en opvolging van besluiten en acties

Wensen

• Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten
• Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming

Competenties

• Pro actieve
• Ervaren
• Zelfstandig werkende
• Gestructureerd en nauwkeurig werkt
• Overzicht houdt over meerdere onderwerpen
• Hoofd- en bijzaken onderscheidt
• Informatie compact en navolgbaar kan ordenen
• Tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is
• Effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties
• Helder en feitelijk communiceert
• Zorgvuldig en zelfstandig werkt