Secretaris Pilots Generieke Functies

Opdrachtomschrijving

Voor Stichting ICTU werk je aan de pilots rondom het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) voor veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg. Binnen deze pilots worden generieke functies samen met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen in de praktijk beproefd. Daarbij is aandacht voor technische werking, toepasbaarheid, gebruikerservaring, schaalbaarheid en de gevolgen voor bestaande zorg- en werkprocessen.

Je vervult de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard (PIB). De PIB stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Jij ondersteunt de PIB procesmatig en administratief en zorgt voor een actuele, samenhangende en betrouwbare informatievoorziening.

Je organiseert de voorbereiding, stukkenstroom, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten. Ook zorg je voor actuele portfolio-informatie, planningsoverzichten en beslisdossiers. Besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties leg je zorgvuldig vast en je bewaakt termijnen en opvolging. Het beoogde resultaat is dat de informatie voor de afgesproken pilots en faseovergangen volledig, tijdig en bruikbaar beschikbaar is.

De opdracht is afgerond wanneer de afgesproken eindresultaten zijn opgeleverd en geaccepteerd. De voortgang wordt tweewekelijks besproken met de gedelegeerd opdrachtgever van ICTU. De pilotfase als geheel is afgerond wanneer de pilots zijn uitgevoerd en geëvalueerd en voldoende beslisinformatie beschikbaar is voor vervolgbesluiten over onder meer optimalisatie, doorontwikkeling, implementatie, beheer of opschaling.

Gevraagd profiel

Je bent een ervaren, proactief en zelfstandig werkende secretaris op minimaal hbo-niveau. Je hebt ervaring als project- of programmasecretaris, of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een complexe omgeving met meerdere organisaties en belangen. Je bent vertrouwd met agenda- en stukkenbeheer, besluitvormingsprocessen, beslisdossiers en het vastleggen en opvolgen van besluiten en acties.

Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, houdt overzicht over meerdere onderwerpen en weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Je kunt informatie uit verschillende trajecten samenbrengen tot bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten. Je signaleert tijdig ontbrekende informatie of benodigde opvolging, communiceert helder en feitelijk en werkt effectief samen met verschillende rolhouders en organisaties.

Eisen

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau
• Aantoonbare ervaring als project/programma secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders
• Aantoonbare ervaring met de voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en de vastlegging en opvolging van besluiten en acties

Wensen

• Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten
• Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging
• Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming

Competenties

• Pro actieve
• Ervaren
• Zelfstandig werkende Secretaris
• Gestructureerd
• Nauwkeurig
• Overzicht houdt over meerdere onderwerpen
• Hoofd- en bijzaken onderscheidt
• Informatie compact en navolgbaar kan ordenen
• Tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is
• Effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties
• Helder communiceert
• Feitelijk communiceert
• Zorgvuldig werkt
• Zelfstandig werkt