Senior Adviseur Informatiehuishouding (DMS/RMA Implementatie) – Defensie | Utrecht

Opdrachtomschrijving

Voor het Ministerie van Defensie in Utrecht werk je binnen het Commando Materieel en IT (COMMIT) aan de verdere professionalisering van de informatiehuishouding. COMMIT levert materieel en IT ter ondersteuning van de krijgsmacht. Een goede informatiehuishouding is daarbij essentieel om informatie tijdig, volledig, juist, actueel, betrouwbaar geregistreerd, vindbaar en gearchiveerd beschikbaar te hebben.

Als adviseur Informatiehuishouding draag je bij aan de ingebruikname van DefDoc, een nieuw documentmanagementsysteem (DMS) en recordmanagementfunctionaliteit (RMA), binnen de aan jou toegewezen directies van COMMIT. De voorbereidingen zijn gestart; de feitelijke implementatie staat gepland voor de eerste helft van 2027, met een nazorgperiode tot eind 2027. Je werkt binnen het team Informatiehuishouding van het CIO Office en nauw samen met de implementatieprojectleider DefDoc en het Liaisonteam van het programma Defensie Open op Orde.

Je organiseert de betrokkenheid van medewerkers, creëert de randvoorwaarden voor ingebruikname en coördineert het gebruik van DefDoc. Daarbij breng je juridische, technische, functionele, operationele en organisatorische aandachtspunten in kaart. Je zorgt dat medewerkers tijdig training en ondersteuning krijgen en dat werkprocessen, afspraken, beheer en training on the job duurzaam binnen de directies worden belegd. Het beoogde resultaat is dat het werken met DefDoc volgens de productvisie onderdeel wordt van de bestaande werkprocessen en bijdraagt aan een hoger volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding.

Gevraagd profiel

Je bent een zelfstandige adviseur of business analist Informatiehuishouding die implementaties binnen een organisatie kan coördineren en uitvoeren. Je weet de juiste ingangen binnen directies te vinden, bouwt een netwerk van relevante stakeholders op en bent zichtbaar en aanspreekbaar voor de organisatieonderdelen waarvoor je verantwoordelijk bent.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en collega’s, kunt omgaan met weerstand en signaleert knelpunten en risico’s tijdig. Je werkt flexibel wanneer omstandigheden of de projectplanning veranderen en weet medewerkers in beweging te brengen en te houden bij de verdere ontwikkeling van de informatiehuishouding.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring, opgedaan in de afgelopen 8 jaar, in de rol van Business Analyst, adviseur Informatiehuishouding of een aantoonbaar vergelijkbare functie. Binnen deze werkervaring heeft de kandidaat zich beziggehouden met het analyseren van bedrijfsprocessen en informatiebehoeften, het vertalen hiervan naar functionele en niet-functionele eisen en het adviseren over en implementeren van informatiebeheeroplossingen
• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties
• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met de implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen
• Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders

Wensen

• Kandidaat heeft meer dan 4 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van Business Analyst, adviseur Informatiehuishouding of een aantoonbaar vergelijkbare functie

Competenties

• Voor de verwezenlijking van de doelstellingen van het project weet de adviseur IHH de juiste ingangen te vinden in de aan hem/haar toebedeelde directie(s)
• De adviseur IHH bouwt en onderhoudt een netwerk van relevante stakeholders binnen COMMIT
• De inspanningen van de adviseur IHH moeten aantoonbaar bijdragen aan het in beweging brengen en houden van de groei in volwassenheid van de IHH
• De adviseur IHH is in staat te schakelen tussen stakeholders en collega's, kan zelfstandig taken uitvoeren, weet om te gaan met weerstand en signaleert knelpunten tijdig naar de manager IHH