Senior Business Analist/Adviseur Informatiehuishouding (DMS/RMA Implementatie) – Defensie | Utrecht

Opdrachtomschrijving

Voor het Ministerie van Defensie in Utrecht werk je binnen het Commando Materieel en IT (COMMIT), in het team Informatiehuishouding van het CIO Office. COMMIT versterkt de gevechtskracht van de krijgsmacht met materieel en IT. Een robuuste en volwassen informatiehuishouding is daarbij essentieel, omdat informatie tijdig, volledig, juist, actueel, betrouwbaar geregistreerd, gebruikt, gevonden en gearchiveerd moet kunnen worden.

Als Senior Business Analist/Adviseur Informatiehuishouding draag je bij aan de implementatie van het nieuwe DMS/RMA DefDoc binnen de aan jou toegewezen directies van COMMIT. De voorbereidingen zijn gestart; de feitelijke implementatie staat gepland voor de eerste helft van 2027, met een nazorgperiode tot eind 2027. Je werkt nauw samen met de implementatieprojectleider DefDoc en het liaisonteam van het programma Defensie Open op Orde.

Je organiseert de betrokkenheid van medewerkers, creëert de praktische randvoorwaarden voor ingebruikname en zorgt dat medewerkers tijdig training en ondersteuning krijgen. Ook begeleid je het duurzaam beleggen van werkprocessen, afspraken, beheer en training on the job binnen de directies. Je analyseert zakelijke vereisten, informatie en documenten, onderzoekt en verbetert bedrijfsprocessen en draagt bij aan bedrijfsplan, businesscases, ICT-oplossingen en continuïteit van operaties.

Het beoogde resultaat is dat de implementatie volgens planning verloopt, risico’s en randvoorwaarden tijdig inzichtelijk zijn en het werken met DefDoc conform de productvisie duurzaam onderdeel wordt van de bestaande werkprocessen. Je draagt daarmee bij aan de verdere groei van de volwassenheid van de informatiehuishouding binnen COMMIT.

Gevraagd profiel

Je bent een senior business analist of adviseur Informatiehuishouding die zelfstandig opereert binnen een complexe organisatie. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en collega’s, weet de juiste ingangen binnen directies te vinden en bouwt actief aan een relevant netwerk. Je combineert analyse met praktische uitvoering en kunt werkzaamheden aanpassen wanneer omstandigheden of de projectplanning veranderen.

Je bent zichtbaar en aanspreekbaar voor de directies waarvoor je werkt, gaat zorgvuldig om met weerstand en signaleert knelpunten tijdig aan de manager Informatiehuishouding. Daarbij verbind je juridische, technische, functionele, operationele en organisatorische randvoorwaarden aan de implementatie en weet je medewerkers in beweging te brengen en te houden.

Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring, opgedaan in de afgelopen 8 jaar, in de rol van Business Analyst, adviseur Informatiehuishouding of een aantoonbaar vergelijkbare functie. Binnen deze werkervaring heeft de kandidaat zich beziggehouden met het analyseren van bedrijfsprocessen en informatiebehoeften, het vertalen hiervan naar functionele en niet-functionele eisen en het adviseren over en implementeren van informatiebeheeroplossingen
• Kandidaat beschikt over minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als adviseur Informatiehuishouding / business analyst
• Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in complexe overheidsorganisaties
• Kandidaat beschikt over aantoonbare werkervaring met de implementatie van (nieuwe) documentmanagement / recordmanagement systemen
• Kandidaat beschikt over minimaal HBO diploma in de richting van bedrijfskunde, IT
• Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met de toepassing van DUTO / NORA kaders

Wensen

• Kandidaat heeft meer dan 4 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van Business Analyst, adviseur Informatiehuishouding of een aantoonbaar vergelijkbare functie

Competenties

• Flexibel zijn en werkzaamheden aanpassen in geval van veranderende omstandigheden of aangepaste projectplanning
• Voor de verwezenlijking van de doelstellingen van het project weet de adviseur IHH de juiste ingangen te vinden in de aan hem/haar toebedeelde directie(s)
• Hiertoe bouwt en onderhoudt de adviseur IHH een netwerk van relevante stakeholders binnen COMMIT
• De inspanningen van de adviseur IHH moeten aantoonbaar bijdragen aan het in beweging brengen en houden van de groei in volwassenheid van de IHH
• Hiertoe is de adviseur IHH in staat te schakelen tussen stakeholders en collega's, kan zelfstandig taken uitvoeren, weet om te gaan met weerstand en signaleert knelpunten tijdig naar de manager IHH