Senior Programma Secretaris

Opdrachtomschrijving

Als senior programmasecretaris vervul je twee rollen binnen het programma Interbestuurlijke Datastrategie (IBDS): je ondersteunt Team Data aan de zijde van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en bent secretaris van het Interbestuurlijk Dataoverleg (IDO). Het programma IBDS benut de kansen van verantwoord datagebruik binnen de overheid en pakt knelpunten aan. Het programma levert daarmee een bijdrage aan de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS). ICTU is de primaire uitvoerder van IBDS. BZK gaat per 1 januari 2027 in zijn geheel over naar het ministerie van EZK.

Voor Team Data coördineer je de bijdrage aan de NDS-voortgangsrapportage. Je zet de uitvraag uit, bewaakt de aanlevering, beoordeelt bijdragen op volledigheid en brengt de informatie samen. Je houdt zicht op mijlpalen, afhankelijkheden, risico’s en onderwerpen die besluitvorming vragen en bespreekt knelpunten met de programmamanager. Daarnaast organiseer je afspraken en werksessies met externe partners, bereid je bestuurlijke overleggen voor en draag je bij aan de financiële administratie, documentatie en archivering.

Als secretaris van het IDO bereid je samen met de voorzitter en strategisch adviseurs de agenda en stukken voor en coördineer je de volledige overlegcyclus. Je stemt af met interbestuurlijke partners, bewaakt deadlines, verzorgt de verslaglegging en legt besluiten, acties, verantwoordelijken en termijnen vast. Na afloop bewaak je de opvolging en breng je onderwerpen zo nodig opnieuw op de agenda. Je rapporteert aan de programmamanager en zorgt dat deze tijdig over de juiste informatie beschikt.

Gevraagd profiel

Je bent een vlotte en bevlogen senior programmasecretaris die overzicht houdt in een hectische en complexe politiek-bestuurlijke omgeving. Je schakelt snel, werkt nauwkeurig en zelfstandig en brengt structuur aan in uiteenlopende informatiestromen, overleggen en deadlines. Je bent proactief, servicegericht, organisatie- en bestuurlijk sensitief en staat stevig in je schoenen.

Je hebt een faciliterende houding en voelt je tegelijkertijd betrokken bij de inhoud. Je kunt goed prioriteiten stellen, bent stressbestendig en laat je niet afschepen wanneer informatie of voortgang daarom vragen. Daarbij heb je interesse in het thema datagedreven werken en ben je bereid je verder te verdiepen in de interbestuurlijke samenwerking rond data.

Eisen

• De kandidaat beschikt over minimaal hbo-werk- en -denkniveau. Dit wordt aangetoond met afgeronde HBO of WO opleiding
• De kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar, waarvan minimaal 3 jaar recente aantoonbare ervaring met programmaondersteuning, projectondersteuning of programmabeheersing binnen een politiek bestuurlijke overheidsorganisatie en een divers stakeholderveld zowel intern als extern bij voorkeur binnen de (digitale) overheid
• De kandidaat is gedurende de overeengekomen opdrachtperiode minimaal 24 uur per week beschikbaar
• Voelt zich thuis in een politiek-bestuurlijke omgeving
• Ervaring met complexe (overheids)programma’s
• Bekendheid met de (digitale) overheid is een must
• Kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie
• Ervaring met bestuurlijke verslaglegging en het bewaken van besluiten en acties
• Gedegen kennis van het MS office pakket

Wensen

• Aantoonbare recente ervaring met het zelfstandig coördineren van een bestuurlijke overlegcyclus met meerdere overheidspartners, inclusief afstemming met externe stakeholders en advisering aan een voorzitter, opdrachtgever of programmamanager
• De mate waarin de kandidaat heeft aangetoond overzicht te kunnen houden over de voortgang van een programma (o.a. programma beheersing, bewaken mijlpalen en beoordelen voortgangsinformatie)
• Pro-actief werken en ook sparring partner kunnen zijn bij de samenwerking met verschillende interbestuurlijke partners

Competenties

• Plannen en organiseren
• Analytisch denkvermogen
• Proactief en servicegericht
• Omgevingsbewust en effectief schakelen met juiste personen
• Goede communicatieve vaardigheden
• Informatie verzamelen en heldere rapportages maken
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Samenwerken
• Resultaatgericht
• Accuraat
• Nuchter en hands-on