Specialist Data Management Systeem (DMS)

Opdrachtoverzicht

BSGR zoekt een specialist die onderzoekt of aanschaf en implementatie van een Document Management Systeem (DMS) meerwaarde biedt voor de organisatie.

De aanleiding is het streven naar een toekomstbestendige, compliant en duurzaam beheerde informatiehuishouding conform nationale en Europese wet- en regelgeving.

Het onderzoek omvat analyse van huidige processen en systemen, inventarisatie van stakeholderbehoeften en toetsing aan relevante wet- en regelgeving.

De opdrachtnemer stelt een toetsingskader op, onderzoekt de mogelijke meerwaarde van een DMS, brengt geschikte softwareopties in beeld en onderzoekt alternatieven indien nodig.

Het eindresultaat is een adviesrapport met IST- en SOLL-situatie, knelpuntenanalyse, advies (DMS of alternatief), overzicht van softwaremogelijkheden, aanbevelingen en een presentatie aan MT en directie.

Belangrijkste werkzaamheden

• Analyse van huidige werkprocessen, informatiestromen en bestaande systemen.
• Inventarisatie en prioritering van requirements en behoeften van stakeholders.
• Toetsing van de huidige situatie aan nationale en EU-wetgeving en opstellen van een toetsingskader.
• Onderzoek naar de meerwaarde van een DMS en inventarisatie van relevante softwareopties (indien DMS wordt geadviseerd).
• Onderzoeken van alternatieven voor een DMS en opstellen van aanbevelingen en vervolgstappen.

Resultaat

• Volledig adviesrapport met IST- en SOLL-analyse en knelpuntenoverzicht.
• Beoordeelde keuze: implementatie van een DMS of een goed onderbouwd alternatief.
• Overzicht van mogelijke softwareoplossingen en afwegingscriteria (functionaliteit, compliance, beheer, kosten).
• Concreet implementatie- en overgangsplan met aanbevelingen en benodigde vervolgstappen.
• Presentatie van bevindingen en advies aan MT en directie.

Vereist profiel

• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in informatie- of documentmanagementprojecten, bij voorkeur binnen de publieke sector.
• Diepgaande kennis van DMS-concepten, informatiemanagement, metadata, recordmanagement en lifecycle management.
• Bekendheid met nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer, archivering en privacy (bijv. Wob, AVG, archiefwetgeving).
• Ervaring met opstellen van toetsingskaders, business case analyses en requirements- en stakeholdermanagement.
• Technisch inzicht in DMS/ECM-platformen (bijv. SharePoint, Alfresco, OpenText of vergelijkbare oplossingen) en het vermogen om softwareopties objectief te vergelijken.
• Sterke analytische vaardigheden, uitstekende rapportage- en adviesvaardigheden en ervaring met presenteren aan MT/directie.
• Project- en verandermanagementvaardigheden, pragmatische aanpak en goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands.

Eisen

• Op deze opdracht is het principe ‘Bring Your Own Device’ van toepassing. De kandidaat maakt bij de uitvoering van de opdracht gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires).
• Aantoonbare werkervaring als Specialist Data Management Systeem met het uitvoeren van integraal onderzoek naar de huidige en gewenste inrichting van de informatiehuishouding in een overheidsorganisatie.
• Beschikbaar per uiterlijk 17 augustus 2026 voor gemiddeld 24 uur per week gedurende de periode, met optie tot verlenging.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als Specialist Data Management Systeem.
• Uurtarief maximaal € 125,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten.

Wensen

• Een zelf geschreven plan van aanpak voor de opdracht, maximaal 1 A4, toegevoegd bij de offerte.
• Aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving met meerdere interne en externe stakeholders, met vermelding welke stakeholders betrokken waren.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van IT of informatiemanagement.
• Aantoonbare kennis van geldende kaders op het gebied van informatiebeveiliging (BIO, NEN 7510, AVG en Archiefwet).
• Minimaal 5 aantoonbare referentieopdrachten als Specialist Data Management Systeem binnen een overheidsorganisatie.

Competenties

• Analytisch vermogen: beleidsvraagstukken analyseren en onderbouwen met data of wetgeving.
• Technisch inzicht: technische of vakinhoudelijke informatie begrijpen, toepassen en vertalen naar praktische oplossingen binnen het werkveld.
• Probleemoplossend vermogen: knelpunten signaleren en effectieve oplossingen vinden.
• Communicatieve vaardigheden: duidelijk communiceren met projectteam en stakeholders.