Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen)

Opdrachtomschrijving

Voor de Provincie Zuid-Holland werk je in Den Haag aan de functionele implementatie van CALS binnen het projectteam Centraal Archief en Legacy Systemen. De opdracht richt zich op het vertalen van informatiebeheerbeleid, wettelijke kaders en organisatorische behoeften naar een concrete, werkbare en toetsbare inrichting van CALS.

Je analyseert en werkt informatiebeheerprocessen, functionele eisen en inrichtingsvoorstellen uit. Daarbij gaat het onder meer om metadata, classificatie, documenttypen, dossierstructuren en lifecycle-management rond archivering, bewaring, selectie en vernietiging. Ook ondersteun je de functionele inrichting en integraties, migraties en kwaliteitscontroles op informatie.

Daarnaast bereid je systeem- en functionele testen voor, voer je deze uit en leg je resultaten en bevindingen vast. Je draagt bij aan actuele functionele documentatie, werkinstructies en de overdracht naar functioneel beheer. Je werkt nauw samen met informatiebeheer, functioneel beheer, architectuur en de implementatiepartner OpenText. Het beoogde resultaat is een goed onderbouwde, vastgelegde en toetsbare functionele inrichting van CALS, inclusief beheerinformatie en gecontroleerde informatiekwaliteit.

Gevraagd profiel

Je bent een junior of medior informatiespecialist die zich richt op informatiebeheer en de functionele inrichting van informatiesystemen. Als junior inventariseer, documenteer en controleer je processen, metadata, functionaliteit en testresultaten binnen vastgestelde kaders en onder inhoudelijke begeleiding van ervaren specialisten. Je werkt zorgvuldig aan procesbeschrijvingen, functionele eisen, gebruikersscenario’s, testresultaten en documentatie.

Als medior analyseer je informatiebeheerprocessen zelfstandig en vertaal je deze naar functionele specificaties, user stories, procesbeschrijvingen en toetsbare acceptatiecriteria. Je werkt functionele inrichtings- en migratievoorstellen uit, toetst onderdelen van de CALS-implementatie, signaleert knelpunten en afhankelijkheden en adviseert over oplossingsinrichtingen. Je stemt complexe vraagstukken af met verantwoordelijke specialisten en draagt bij aan een consistente overdracht naar functioneel beheer.

Eisen

• Let op, in het invulformulier kwaliteit dient Inschrijver een duo aan te bieden bestaande uit een junior en een medior. In dit formulier wordt helder welke kandidaat voor welke functie wordt voorgesteld
• Junior functie
• 1 Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma
• 2 Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, documentmanagement, records management en Data Gedreven werken
• 3 Minimaal een (1) jaar aantoonbare werkervaring met functionele inrichting en implementatie van informatiesystemen, waaronder het beschrijven van processen functionele eisen en gebruikersscenario’s
• 4 Minimaal één (1) jaar aantoonbare werkervaring met informatiemigratie, metadata, classificatie en kwaliteitscontrole. 7/17 Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
• Medior functie
• 1 Minimaal een aantoonbaar behaald hbo-diploma
• 2 minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring als informatiespecialist, adviseur informatiebeheer of in een vergelijkbare functie binnen een overheidsorganisatie
• 3 minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring met implementatie- of doorontwikkelingstraject van een DMS/RMA of vergelijkbare informatiebeheervoorziening waaronder het analyseren en uitwerken van functionele eisen, metadata en informatiebeheerprocessen
• 4 minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring binnen een migratieproject met werkzaamheden op het vlak van metadata-mapping, gegevens kwaliteit, classificatie en migratiecontroles. Inschrijvingseisen (vorm)
• 1 Vormvereiste CV: De inschrijver heeft de Curriculum Vitae van de kandidaat uitsluitend beschreven in bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0005143’. In het onderdeel ‘Format CV’ en toegevoegd in tabblad ‘Uw inschrijving’ op het aanbestedingsplatform. Alleen CV’s die in het aangeboden format worden ingevuld, worden beoordeeld
• 2 Vormvereiste invulformulier Kwaliteit: Voor het uitwerken van de gevraagde subgunningscriteria moet het bijgevoegd ‘Invulformulier Kwaliteit DOS-2026- 0005143’ gebruikt worden. Per subgunningscriterium staat voorgeschreven hoeveel pagina’s A4 u ervoor mag gebruiken. Bevat uw uitwerking meer dan het gestelde maximum aantal pagina’s, dan worden de pagina’s die meer zijn dan het gestelde maximum, niet meegenomen in de beoordeling
• 3 Vormvereiste Uurtarief: uurtarieven moeten ingevuld worden in de bijgevoegde Bijlage ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005143’ en apart bijgevoegd worden in tabblad ‘Prijs’ op het aanbestedingsplatform; BELANGRIJK: Uurtarief mag ENKEL ingevuld worden in het voornoemde ‘Invulformulier Uurtarief DOS-2026-0005143’ zodat de kwaliteit beoordeeld kan worden zonder kennis van het Uurtarief; Uitvoeringseisen Door het indienen van een inschrijving gaat de Inschrijver akkoord met alle hieronder genoemde eisen voor deze DAS uitvraag en uitvoering van de opdracht
• U 1 Nederlandse taal: Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de procedure van deze uitvraag en bij de uitvoering van de opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald
• U 2 Verklaring omtrent gedrag (VOGnp): De inschrijver zal in het geval dat deze de opdracht gegund krijgt een VOG van de kandidaten via het aanbestedingsplatform binnen vier (4) weken na definitieve gunning aanleveren. Het aanvragen van de VOG dient de inschrijver zelf te doen of hiervoor een dienstverlener in te schakelen. De verantwoordelijkheid voor het juist invullen van het document ligt bij de inschrijver. Uitgangspunten hierbij zijn: 8/17 Versie november Uitvraag Team informatiespecialisten (Centraal Archief en Legacy Systemen) DOS-2026-0005143
• PZH ondertekent het aanvraagformulier voor de VOG niet. Raadpleeg voor instructies hierover hoofdstuk 2 van het openbare document Aanvraagformulier Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• Selecteer bij uw aanvraag het algemeen screeningsprofiel (2.4.b)
• Standaard algemeen screeningsprofiel bij PZH de nummers 11 en 12
• Aanvullend vinkt u, op basis van de aard van de toekomstige werkzaamheden, de volgende relevante risicogebieden aan
• Proces (61 + 62 + 63)

Competenties

• Analytisch vermogen
• Stakeholdermanagement
• Resultaatgerichtheid
• Communicatieve kracht
• Verbindend vermogen