Tijdelijke Bestuurssecretaresse Burgemeester

Beschrijving

Als tijdelijke bestuurssecretaresse ondersteun je de burgemeester van Hengelo en vorm je de verbindende schakel tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.

Je beheert en bewaakt de agenda van de burgemeester, verzorgt mailboxbeheer en prioriteert binnenkomende correspondentie zodat de dagelijkse besluitvorming soepel verloopt.

Je bereidt bestuurlijke overleggen, afspraken en representatieve activiteiten voor, organiseert deze en handelt de bijbehorende stukken en correspondentie af.

Je bewaakt actiepunten, deadlines en bestuurlijke processen, signaleert knelpunten en draagt proactief bij aan een efficiënte en nauwkeurige ondersteuning.

Je werkt binnen team Services (6 secretaressen) onder verantwoordelijkheid van de Teammanager Service, bent fysiek aanwezig op maandag, dinsdag en donderdag en schakelt snel binnen een dynamische bestuurlijke omgeving.

Gewenst profiel

• Minimaal enkele jaren ervaring als bestuurssecretaresse of vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de publieke sector of gemeentelijke context.
• Hoge mate van zelfstandigheid, nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit; je weet hoe je gevoelige informatie discreet en professioneel behandelt.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands; vaardig in het opstellen en verwerken van correspondentie en stukken.
• Sterke organisatorische vaardigheden, prioriteringsvermogen en stressbestendigheid; ervaring met agenda- en mailboxmanagement (Outlook e.d.).
• Proactieve houding, oplossingsgericht werken en goed kunnen samenwerken binnen het bestuurssecretariaat en met andere ondersteunende disciplines.
• Beschikbaarheid voor fysieke aanwezigheid op maandag, dinsdag en donderdag; flexibiliteit bij piekmomenten is een pré.
• Vertrouwd met kantoor-ICT, moderne communicatiemiddelen en vertrouwelijke informatiemanagementsystemen.

Eisen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse binnen een bestuurlijke omgeving.
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijk of politiek organisatie.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft 365.
• Uurtarief maximaal €90,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werkverkeer, werk-werkverkeer, parkeerkosten en fee Flextender.
• Uiterlijk beschikbaar per 24 augustus voor 24 uur per week.

Competenties

• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Bestuurlijke sensitiviteit.
• Gevoel voor politieke verhoudingen.
• Een proactieve werkhouding.
• Een zelfstandige werkhouding.
• Een flexibele werkhouding.
• Discretie in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.