Opleidingsniveau
MBO niveau 3
Salarisindicatie in loondienst
2200 - 3500
Indicatie uurtarief bij ZZP
25 - 40
Doorgroeimogelijkheden
Senior inkoper, Inkoopmanager, Teamleider administratie
Competenties & vaardigheden
Aandacht voor detail, Plannen en organiseren, Klantgerichtheid, Communicatieve vaardigheden, Oplossingsgerichtheid
Gerelateerde functies
Inkoper, Financieel administratief medewerker, Supply Chain Medewerker, Logistiek Medewerker
Functiebeschrijving
De functie van administratief medewerker inkoop is cruciaal voor de optimalisatie van inkoopprocessen binnen organisaties. Deze rol omvat verschillende administratieve taken die ervoor zorgen dat bestellingen, facturen en ontvangstmeldingen correct worden afgehandeld. Medewerkers in deze functie werken doorgaans met ERP-systemen zoals SAP, wat hen in staat stelt om gegevens efficiënt te beheren en te verwerken. Dit omvat het aanmaken van aan te schaffen artikelen, het invoeren van bestellingen, en het beantwoorden van vragen van leveranciers en interne afdelingen. Het welzijn van de organisatie hangt nauw samen met de accuraatheid van administratieve medewerkers inkoop, aangezien zij ervoor zorgen dat alles soepel verloopt en dat eventuele problemen snel worden opgelost.
Typisch Salaris
Het salaris van een administratief medewerker inkoop kan variëren afhankelijk van de ervaring, de sector en de locatie. Voor vaste contracten ligt het salaris doorgaans tussen de €2.200 en €3.500 per maand, afhankelijk van de verantwoordelijkheden en het niveau van de rol. Voor zzp opdrachten of interim werk kan het uurloon aantrekkelijk zijn, met tarieven die variëren van €25 tot €40 per uur, afhankelijk van de complexiteit van de opdrachten en ervaring van de kandidaat. Opdrachten bij de overheid kunnen soms ook hogere tarieven bieden vanwege de specifieke eisen en verantwoordelijkheden die daaraan verbonden zijn.
Typische Functietaken
De dagelijkse taken van een administratief medewerker inkoop kunnen onder andere het controleren en invoeren van bestelinformatie in het systeem omvatten. Het onderhouden van contact met leveranciers is essentieel voor het wijzen van eventuele problemen of afwijkingen in bestellingen of facturen. Tevens is het nodig om regelmatig overleg te hebben met budgethouders en interne teams om de benodigde informatie over bestellingen te verkrijgen. Oplossinggerichtheid speelt een belangrijke rol, aangevuld met een sterke aandacht voor detail om fouten en misverstanden te minimaliseren. De communicatie- en samenwerkingvaardigheden vormen ook een belangrijk onderdeel van deze rol, omdat je vaak werkt met verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
Specialisatie in de Functie
Om een specialist te worden in de rol van administratief medewerker inkoop is het van belang om relevante opleidingen te volgen, zoals MBO-opleidingen in administratieve of logistieke richtingen. Daarnaast kan het volgen van specifieke trainingen in ERP-systemen zoals SAP of andere financiële administratie modules je een concurrentievoordeel geven. Ervaring opbouwen is ook cruciaal; men kan beginnen met tijdelijke of interim functies om vaardigheden te ontwikkelen en kennis op te doen van de inkoopprocessen. Door betrokken te zijn bij verschillende projecten binnen de sector, zoals zzp opdrachten bij non-profitorganisaties of opdrachten overheid, kun je een breder perspectief op de inkoopfunctie ontwikkelen en expert worden in specifieke aspecten van deze rol. Het is ook nuttig om netwerken op te bouwen met professionals in de sector, wat kan leiden tot interessante mogelijkheden en aanbevelingen voor verdere groei in de loopbaan.
Opleidingsniveau
MBO niveau 3
Salarisindicatie in loondienst
2200 - 3500
Indicatie uurtarief bij ZZP
25 - 40
Doorgroeimogelijkheden
Senior inkoper, Inkoopmanager, Teamleider administratie
Competenties & vaardigheden
Aandacht voor detail, Plannen en organiseren, Klantgerichtheid, Communicatieve vaardigheden, Oplossingsgerichtheid
Gerelateerde functies
Inkoper, Financieel administratief medewerker, Supply Chain Medewerker, Logistiek Medewerker
Functiebeschrijving
De functie van administratief medewerker inkoop is cruciaal voor de optimalisatie van inkoopprocessen binnen organisaties. Deze rol omvat verschillende administratieve taken die ervoor zorgen dat bestellingen, facturen en ontvangstmeldingen correct worden afgehandeld. Medewerkers in deze functie werken doorgaans met ERP-systemen zoals SAP, wat hen in staat stelt om gegevens efficiënt te beheren en te verwerken. Dit omvat het aanmaken van aan te schaffen artikelen, het invoeren van bestellingen, en het beantwoorden van vragen van leveranciers en interne afdelingen. Het welzijn van de organisatie hangt nauw samen met de accuraatheid van administratieve medewerkers inkoop, aangezien zij ervoor zorgen dat alles soepel verloopt en dat eventuele problemen snel worden opgelost.
Typisch Salaris
Het salaris van een administratief medewerker inkoop kan variëren afhankelijk van de ervaring, de sector en de locatie. Voor vaste contracten ligt het salaris doorgaans tussen de €2.200 en €3.500 per maand, afhankelijk van de verantwoordelijkheden en het niveau van de rol. Voor zzp opdrachten of interim werk kan het uurloon aantrekkelijk zijn, met tarieven die variëren van €25 tot €40 per uur, afhankelijk van de complexiteit van de opdrachten en ervaring van de kandidaat. Opdrachten bij de overheid kunnen soms ook hogere tarieven bieden vanwege de specifieke eisen en verantwoordelijkheden die daaraan verbonden zijn.
Typische Functietaken
De dagelijkse taken van een administratief medewerker inkoop kunnen onder andere het controleren en invoeren van bestelinformatie in het systeem omvatten. Het onderhouden van contact met leveranciers is essentieel voor het wijzen van eventuele problemen of afwijkingen in bestellingen of facturen. Tevens is het nodig om regelmatig overleg te hebben met budgethouders en interne teams om de benodigde informatie over bestellingen te verkrijgen. Oplossinggerichtheid speelt een belangrijke rol, aangevuld met een sterke aandacht voor detail om fouten en misverstanden te minimaliseren. De communicatie- en samenwerkingvaardigheden vormen ook een belangrijk onderdeel van deze rol, omdat je vaak werkt met verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
Specialisatie in de Functie
Om een specialist te worden in de rol van administratief medewerker inkoop is het van belang om relevante opleidingen te volgen, zoals MBO-opleidingen in administratieve of logistieke richtingen. Daarnaast kan het volgen van specifieke trainingen in ERP-systemen zoals SAP of andere financiële administratie modules je een concurrentievoordeel geven. Ervaring opbouwen is ook cruciaal; men kan beginnen met tijdelijke of interim functies om vaardigheden te ontwikkelen en kennis op te doen van de inkoopprocessen. Door betrokken te zijn bij verschillende projecten binnen de sector, zoals zzp opdrachten bij non-profitorganisaties of opdrachten overheid, kun je een breder perspectief op de inkoopfunctie ontwikkelen en expert worden in specifieke aspecten van deze rol. Het is ook nuttig om netwerken op te bouwen met professionals in de sector, wat kan leiden tot interessante mogelijkheden en aanbevelingen voor verdere groei in de loopbaan.
Functieomschrijving
Bij binnenkomst merk je direct de informele sfeer; collega’s maken makkelijk een praatje en samen werken we aan de toekomst van Hellendoorn.
Als Administratief Medewerker Inkoop ondersteun je de professionele, rechtmatige en doelmatige uitvoering van reguliere inkooptrajecten binnen de vastgestelde kaders van de organisatie.
Je beoordeelt zelfstandig inkoopzaken in het zaaksysteem InProces wanneer de aanpak kan worden bepaald op basis van bestaand beleid, procedures, standaarden en formats, en zorgt voor een volledige en navolgbare vastlegging.
Je bewaakt kwaliteit en voortgang, fungeert als eerste aanspreekpunt voor reguliere inkoopvragen, ondersteunt interne opdrachtgevers bij start en uitvoering en draagt bij aan de spendanalyse voor inzicht in doelmatigheid en rechtmatigheid.
Je werkt in het team Inkoop en Contractmanagement (4 medewerkers), handelt zelfstandig binnen kaders en schaalt tijdig op naar de Inkoopadviseur bij complexe of specialistische vraagstukken.
Belangrijkste taken
- In behandeling nemen van reguliere inkoopvragen via het zaaksysteem InProces.
- Bespreken van de inkoopbehoefte met interne opdrachtgevers en zorgen dat deze voldoende concreet is om het proces te starten.
- Bepalen welke processtappen volgen op basis van bestaande kaders, procedures en werkwijzen.
- Zorgdragen voor correcte afronding en navolgbare vastlegging van inkooptrajecten.
- Uitleggen van procedures, werkwijzen en verantwoordelijkheden en fungeren als eerste aanspreekpunt.
- Ondersteunen van opdrachtgevers bij eenvoudige inkoopvragen en het toepassen van formats en procedures.
- Bijdragen aan spendanalyse en ondersteunen van de inkoopkalender en informatie op intranet/website.
- Signaleren van afwijkingen, risico’s en mogelijke onrechtmatigheden en tijdig escaleren naar de Inkoopadviseur.
Vereist profiel
- MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met ervaring in inkoopadministratie of gemeentelijke organisatie.
- Ervaring met zaaksystemen (bij voorkeur InProces) en goede administratieve vaardigheden; nauwkeurig en verzorgd vastleggen is essentieel.
- Kennis van of affiniteit met inkoop- en aanbestedingsbeleid, procedures en compliance (kan kaders toepassen en herkennen wanneer op te schalen).
- Analytisch vaardig en ervaring met spendanalyse en Excel of vergelijkbare tools.
- Goede communicatieve vaardigheden, klantgericht, proactief en een teamspeler die ook zelfstandig kan werken.
- Integriteit, scherp oog voor risico’s en het vermogen om keuzes en processtappen helder te documenteren.
- Bereidheid om tijdelijk voor de gemeente Hellendoorn aan de slag te gaan en samen te werken binnen het team Inkoop en Contractmanagement.
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring met inkoop, aanbestedingen of het begeleiden van inkoopprocessen.
- Aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
- Aantoonbare kennis van aanbestedingsrecht.
- Aantoonbaar beschikbaar voor het in de uitvraag genoemde aantal uren per week en gedurende de gevraagde periode.
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met het uitvoeren en ondersteunen van reguliere inkooptrajecten.
- Aantoonbare werkervaring met publieke inkoop (inkoop binnen overheidsorganisatie).
- Minimaal 3 jaar aantoonbare kennis van inkoopprocessen en -procedures.
- Aantoonbare werkervaring met administratieve verwerking, inkoopdocumenten en dossieropbouw.
- Aantoonbare werkervaring met procesmatig, digitaal en cijfermatig werken, waaronder digitale inkoop-, contract-, zaak- of administratieve systemen, het zorgvuldig registreren en beheren van gegevens en het werken met financiële gegevens en analyses.
- Aantoonbare relevante aanvullende opleiding op het gebied van inkoop waarbij Nevi of een gelijkwaardige opleiding.
Competenties
- Vakgerichtheid: Leert van anderen over zaken op zijn vakgebied en past nieuwe methoden en technieken toe.
- Aandacht voor details: Blijft alert en geconcentreerd.
- Kwaliteitsgerichtheid: Houdt zich aan de gestelde kwaliteitseisen. Werkt zorgvuldig zonder veel fouten. Herstelt fouten als deze aan het licht komen.
- Discipline: Ziet het nut van regels en procedures. Voegt zich zonder moeite naar de bestaande regelgeving.
- Schriftelijke vaardigheid: Beschikt over een adequate woordenschat.
- Mondelinge vaardigheid: Is duidelijk verstaanbaar. Spreekt in begrijpelijke termen.