Adviseur externe presentatie

Adviseur externe presentatie (20 uur per week)

Beschrijving

Je ondersteunt de burgemeester en wethouders bij publieke optredens en protocollaire aangelegenheden.
Je organiseert en coördineert evenementen zoals de nieuwjaarsreceptie, Lintjesregen en Dodenherdenking met een creatieve en representatieve insteek.
Je bedenkt vernieuwende concepten om de gemeente vitaal en zichtbaar neer te zetten en werkt daarbij nauw samen met interne collega’s en externe partijen.
Je schrijft en actualiseert beleidsvoorstellen en nota’s (bijv. vlaggenprotocol, lokaal waarderingsbeleid, herdenkingen) en verzorgt correspondentie en voorwoorden.
Naast organiseren voer je veel administratieve taken uit; de functie vraagt nauwkeurigheid, zelfstandig werken en het fungeren als spin in het web.
Optioneel kun je aanvullend administratieve taken op je nemen (max. +16 uur) zoals het begeleiden van Koninklijke Onderscheidingen in Lint, inboxbeheer en het opstellen van draaiboeken.

Vereist profiel

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur ervaring in bestuurssecretariaten, protocollen of evenementenorganisatie.
• Aantoonbare ervaring met organiseren en coördineren van representatieve en publiekgerichte activiteiten.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) en ervaring met het opstellen van beleidsvoorstellen, notities en ceremoniële teksten.
• Organisatorisch sterk, stressbestendig, proactief en in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren.
• Discretie en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen; betrouwbaar relatiebeheer en adviesvaardigheden bij inzet van relatiegeschenken.
• Creatief en vernieuwend: brengt frisse concepten die passen bij het imago van de gemeente Velsen.
• Nauwkeurige administratieve vaardigheden; ervaring met applicaties zoals Lint en het bijhouden van processen is een pré.
• Beschikbaar voor 20 uur per week; bereidheid om eventueel extra uren (tot 16 uur) voor administratieve taken te verrichten is gewenst.

Eisen

• Wie ben jij?
• De inhoud van de functie en het functioneren daarvan heeft directe invloed op de beeldvorming van het college van B&W. Met zorg deze functie uitoefenen, je hiervan bewust zijn, draagt bij aan een positieve beeldvorming. Jij bent hét aanspreekpunt voor alles wat met externe evenementen, representatie, protocol en kabinetszaken te maken heeft. Je neemt het voortouw, verbindt en schakelt ons netwerk in om iedere bijeenkomst/evenement in jouw portefeuille voor de volle 100% te laten slagen. Het afbreukrisico is groot. Als er iets niet goed gaat heeft dit een direct effect op de burgemeester/het college en de gemeente Velsen. Je doet dit in nauwe samenwerking met diverse collega’s en een extern netwerk aan de hand van het handboek kabinetszaken.
• Wat breng je mee?
• Je bent een verbinder, een echte spin in het web die de touwtjes in handen heeft. Hierbij spar je met verschillende afdelingen en houd je de regie op door jou geïnitieerde bijeenkomsten. Je bent innovatief en creatief, niet bang om de dingen anders aan te pakken. Je bent een kei in het vooruitplannen en het overzicht houden. Je bent flexibel inzetbaar als het om werkzaamheden buiten kantoortijd gaat. Je bent zowel bestuurlijk als omgevingssensitief.
• We zijn een organisatie waar de lijnen kort zijn, zo ook naar het college en het bestuur. De functie adviseur externe representatie valt onder domein Publiek en Bestuur. Jouw bijdrage wordt gezien en gehoord en we geven je daarbij ons vertrouwen.