Adviseur Facilitair Beheer

Opdrachtomschrijving

Voor een tijdelijke opdracht ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof zoeken wij een ervaren Adviseur Facilitair Beheer (FACILITIES) die alle facilitaire en hospitality-activiteiten rondom de verbouwing van de begane grond leidt en borgt.

De rol omvat beheer en optimalisatie van facilitaire contracten (onder meer restauratief en warme drankenautomaten), inclusief actief leveranciersmanagement op operationeel en tactisch niveau.

Je coördineert en organiseert cateringprocessen vóór, tijdens en na de verbouwing: van operationele afbouw en hygiëneborging tot inzet van personeel en alternatieve dienstverlening.

De opdracht omvat deelname aan of leiding van Europese aanbestedingen (binnengroen, fruit op het werk, grootkeuken) met ondersteuning van externe adviesbureaus en het ontwikkelen van beleid voor interne evenementen afgestemd op de nieuwe inrichting.

De opdracht is voor 1 professional, bij voorkeur maandag t/m vrijdag gemiddeld 24–36 uur per week, voor een periode van 26 weken met rekening houdend met een mogelijke verlofperiode van 2 weken. Locatie: Provincie Flevoland.

Taken, verantwoordelijkheden zwangerschapsverlof

• Beheren, optimaliseren en contractueel aansturen van facilitaire leveranciers (restauratief en warme drankenautomaten).
• Leiden en coördineren van alle catering- en hospitalityprocessen tijdens de verbouwingsfases (voor, tijdens en na), inclusief operationele afbouw en opstart.
• Zorgen voor naleving en borging van hygiëne- en veiligheidsnormen en passende personeelsinzet tijdens transities.
• Organiseren van alternatieve dienstverlening en tijdelijke voorzieningen voor medewerkers en bezoekers gedurende de verbouwing.
• Samenwerken en afstemmen met het projectteam; bijdragen aan het hospitality-thema (gedrag medewerkers, fysieke invulling, inzet externe dienstverleners).
• Voorbereiden en (mede)leiden van Europese aanbestedingen, inclusief aansturing van extern advies.
• Ontwikkelen en implementeren van beleid voor interne evenementen passend bij de tijdelijke en definitieve inrichting.
• Rapporteren aan opdrachtgever over voortgang, risico’s, continuïteit en kwaliteitsmetingen.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring in facilitair management en contractmanagement, bij voorkeur in catering- of hospitality-omgevingen.
• Ervaring met leveranciersmanagement en sturing op operationeel en tactisch niveau; resultaatgericht en contractbewust.
• Ervaring met (of aantoonbare kennis van) Europese aanbestedingsprocessen en samenwerken met externe adviesbureaus.
• Ervaring met projectmatige werkzaamheden, bij voorkeur rondom verbouwingen en tijdelijke dienstverlening; sterk in stakeholdermanagement en samenwerking met projectteams.
• Kennis van hygiëne- en veiligheidsvoorschriften in foodservice-omgevingen en kunde in het opzetten van tijdelijke (safe) foodprocessen.
• Goede communicator in het Nederlands, vaardig in proactieve interne en externe communicatie.
• Flexibele, hands-on instelling met organisatorische vaardigheden en ervaring in personeelsplanning en inzet.
• Beschikbaarheid conform opdracht: maandag–vrijdag, gemiddeld 24–36 uur per week, voor circa 26 weken (inclusief mogelijke verlofperiode van 2 weken); woon- of reisbereidheid naar Flevoland.
• Functietitel: Adviseur Facilitair Beheer (FACILITIES). Aantal professionals: 1. Verlengopties bespreekbaar.

Eisen

• Inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag;
• Bij uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking;
• Uurtarief maximaal € 100,- exclusief BTW/ inclusief reiskosten woon- werkverkeer en fee Flextender.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als facilitair adviseur binnen een overheidsorganisatie
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met budgetbeheer binnen facilitaire dienstverlenging van een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met facilitaire systemen en digitale registraties, zoals FMIS-systemen, reserveringssystemen, meldingssystemen of vergelijkbare applicaties voor facilitaire dienstverlening.
• Aantoonbare werkervaring op het gebied van gastvrijheidsconcepten, ontvangst van bezoekers, ondersteuning bij bijeenkomsten/evenementen en het coördineren van facilitaire dienstverlening.
• Aantoonbare werkervaring binnen de facilitaire dienstverlening van een Provincie .

Competenties

• Gastgerichtheid
• Het actief inspelen op de behoeften van bezoekers, medewerkers en externe partners en bijdragen aan een gastvrije en toegankelijke omgeving.
• Samenwerken
• Effectief samenwerken met collega’s, leveranciers en interne stakeholders om facilitaire dienstverlening soepel te laten verlopen.
• Organisatievermogen
• Het plannen, organiseren en coördineren van facilitaire werkzaamheden, bijeenkomsten en ondersteuning van activiteiten binnen het gebouw.
• Communicatieve vaardigheden
• Helder en professioneel communiceren met verschillende doelgroepen, zowel mondeling als schriftelijk.
• Probleemoplossend vermogen
• Snel signaleren van knelpunten binnen de facilitaire dienstverlening en komen tot praktische en passende oplossingen.
• Flexibiliteit
• Kunnen inspelen op veranderende omstandigheden, zoals evenementen, piekmomenten of onverwachte facilitaire vragen.
• Resultaatgerichtheid
• Gericht werken aan het realiseren van kwalitatief goede facilitaire dienstverlening binnen gestelde afspraken en deadlines.
• Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid
• Zelfstandig werkzaamheden uitvoeren, prioriteiten stellen en verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van de dienstverlening