Bestuurssecretaresse

Beschrijving

Als bestuurssecretaresse ondersteun je een lid van het College van Bestuur en het CvB-team bij alle administratieve en secretariële werkzaamheden. Je beheert agenda's en mailboxen, zorgt dat vergaderstukken tijdig bij deelnemers komen en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en rondt overleggen af (CvB, directeuren-, bilaterale overleggen en Raad van Toezicht). Je stelt jaarplanningen op, stemt af met alle belanghebbenden en denkt mee over proces- en projectevaluaties met verbetervoorstellen. Start: maandag 27 oktober — Duur: tot 18 december (mogelijke verlenging) — Inzet: 32 uur per week — Locatie: op locatie in Rotterdam (Museumpark) — Tarief: marktconform.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring als (bestuurs)secretaresse of vergelijkbare functie, bij voorkeur in het (hoger) onderwijs of publieke sector.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; je kunt professionele brieven en berichtgeving opstellen en redigeren.
• Zeer goede organisatorische vaardigheden en ervaring met agenda- en mailboxbeheer, planning van vergaderingen en stakeholdersafstemming.
• Ervaring met notuleren en het voorbereiden/afhandelen van bestuurlijke overleggen; oog voor detail en procesverbetering.
• Discretie en integriteit bij omgaan met vertrouwelijke informatie; klantvriendelijk en representatief als visitekaartje van het CvB.
• Zelfstandig, proactief en een teamspeler: je werkt voor één bestuurslid maar stemt en overlegt intensief met de bestuurssecretarissen en collega-secretaresses.
• Beschikbaarheid vanaf 27 oktober tot 18 december (32 uur per week) en bereidheid om op locatie in Rotterdam (Museumpark) te werken.
• Goede beheersing van Nederlands; Engels in woord en geschrift is een pré.

Eisen

• Minimaal vijf jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse en/of executive assistent in een grote organisatie waarbij de directeur of bestuurder eindverantwoordelijkheid droeg.
• Theoretische en praktische kennis van administratieve processen.
• Uitstekende beheersing van de verschillende programma’s van Office 365 en MS Teams en hebt ervaring met systemen zoals Ibabs en Unit4. Ook ben je handig in het je eigen maken van systemen die je nog niet kent.
• HBO werk- en denkniveau en dit is aantoonbaar in een relevante opleiding en relevante werkervaring.
• Sterke communicatieve vaardigheden, mondeling en schriftelijk.

Competenties

• proactief ingesteld
• denkt in jouw werk een aantal stappen vooruit
• servicegericht werken
• oog voor detail
• legt snel verbanden
• praktisch ingestelde werkhouding
• hoofd- en bijzaken goed van elkaar weet te onderscheiden
• gewoon en krijgt er energie van om in een dynamische en uitdagende omgeving te werken
• deinst niet terug voor wat reuring en tempo