Coördinator Bijzondere Collectie

Opdrachtomschrijving

De coördinator Bijzondere Collecties (BC) is verantwoordelijk voor de planning, aansturing en optimalisatie van de voorbereiding op de verhuizing van de nationale erfgoedcollectie naar een geautomatiseerd hoogdichtheidsmagazijn.

De rol werkt operationeel mee in het uitvoerende team, traint en ondersteunt tijdelijke en vaste medewerkers en zorgt voor tijdige en kwalitatieve oplevering van voorbereidende werkzaamheden.

De collectie (ongeveer 650.000 items) moet schoon, terugvindbaar en schadevrij worden overgebracht en gescreend op gevaarlijke stoffen (arsenicum, lood, chroom, kwik), onder tijdsdruk en in afstemming met andere deelprojecten binnen het NBM-traject.

Belangrijke verantwoordelijkheden zijn opstellen en bijhouden van productieschema's, coördineren van productiestappen, bewaken van voortgang, rapporteren aan projectleiders en oplossen van kwaliteits- en veiligheidsvraagstukken.

De coördinator draagt ook zorg voor procesoptimalisatie, documentatie van incidenten, voorraadbeheer en het motiveren en begeleiden van het uitvoerende team om productie- en kwaliteitsdoelstellingen te bereiken.

Belangrijkste taken (samenvatting)

• Opstellen en beheren van productieschema’s; monitoren van doorlooptijden, output en defecten.
• Coördineren van inzet personeel, machines en materialen; bijsturen bij knelpunten.
• Aansturen, trainen en coachen van tijdelijke en vaste medewerkers; oplossen van operationele problemen.
• Toezien op naleving van kwaliteitsnormen, veiligheidsvoorschriften en bedrijfsrichtlijnen; signaleren en oplossen van gevaarlijke stoffen-gerelateerde risico’s.
• Analyseren van processen voor efficiëntieverbetering; rapporteren aan en adviseren van projectleiders.

Vereist profiel

De ideale kandidaat is een ervaren project- en teamcoördinator binnen erfgoedomgevingen met bewezen kennis van materiaal, preventieve conservering en omgang met gevaarlijke stoffen.

• Minimaal 3 jaar ervaring in projectmatig werken binnen erfgoedcollecties.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het aansturen van operationele teams die met erfgoedcollecties werken.
• Kennis van materialiteit van erfgoedcollecties (bij voorkeur boek en papier) en preventieve conservering.
• Kennis en ervaring met screening en omgang met gevaarlijke stoffen in collecties (arsenicum, lood, chroom, kwik).
• Beschikbaar voor een intake op locatie in Den Haag op di 18 augustus om 14:00 of do 20 augustus om 15:00 of 16:00.

Wensen en competenties

• Ervaring in bibliotheek-, archief- of museumomgeving is een pré.
• Ervaring met opleiden en coachen van medewerkers en met preventieve conservering.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel productieprocessen te overzien.
• Proactieve houding, probleemoplossend vermogen en goede communicatieve vaardigheden richting teamleden en leidinggevenden.

Tarief, locatie en aanvullende informatie

Indicatieve tariefrange: €69–€72 per uur. Let op: dit is geen minimum of maximum; aanbiedingen worden beoordeeld op prijs en kwaliteit via een puntensysteem waarbij het laagste tarief extra punten krijgt.

Projectlocatie: Den Haag (Koninklijke Bibliotheek). Werk in projectverband met tijdsdruk en afstemming met andere deelprojecten.

Aanvullende contractuele eisen: naleving Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid (WKA). Gebruik van G-rekening of alternatieve accountantsverklaring kan vereist zijn; kosten voor certificering/verklaring zijn voor rekening leverancier indien van toepassing.

Eisen

• Min. 3 ervaring in projectmatig werken binnen erfgoedcollecties.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het aansturen van operationele teams die werken met erfgoedcollecties
• Omdat de coördinator ook meewerkt met de collectie in het team, is kennis noodzakelijk van:
• - de materialiteit van erfgoedcollecties (bij voorkeur boek en papier)
• - preventieve conservering
• - gevaarlijk stoffen binnen een collectie
• Beschikbaar voor een intake op locatie in Den Haag op dinsdag 18 augustus 14.00 uur of donderdag 20 augustus om 15.00 of 16.00 uur.

Wensen

• Ervaring binnen een bibliotheek, archief of museum
• Kennis van gevaarlijke stoffen in erfgoedcollecties
• Ervaring met preventieve conservering
• Ervaring met opleiden en coachen van medewerkers

Competenties

• Opdrachtomschrijving De coördinator Bijzondere Collecties (BC) speelt een cruciale rol in het plannen, aansturen en optimaliseren van de voorbereiding op de verhuizing van deze nationale erfgoed collectie om een efficiënte, kwalitatieve en tijdige uitvoering te waarborgen. De coördinator werkt mee met het team die de voorbereidende werkzaamheden uitvoert, en zorgt voor trainen, ondersteunen en begeleiden van de medewerkers bij hun taken en het oplossen van problemen.
• De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van deze rol omvatten:
• - Opstellen en beheren van productieschema’s om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald. Bijhouden van productiecijfers, zoals doorlooptijden, output en defecten.
• - Coördineren van productiestappen, rekening houdend met beschikbaarheid van personeel, machines, en materialen.
• - Bewaken van de voortgang en bijstellen van de planning bij eventuele knelpunten of wijzigingen. Rapporteren van de productieresultaten aan de projectleider(s) en adviseren over noodzakelijke aanpassingen.
• - Aansturen en begeleiden van het uitvoerende team, en het motiveren van het team om productie- en kwaliteitsdoelen te bereiken.
• - Toezien op naleving van kwaliteitsnormen, veiligheidsvoorschriften, en bedrijfsrichtlijnen.
• - Problemen met betrekking tot kwaliteit en veiligheid signaleren en oplossen.
• - Procesoptimalisatie en efficiëntieverbetering: analyseren van het productieproces om knelpunten te identificeren en verbetermogelijkheden aan te dragen.
• - Documenteren van incidenten, productiestoringen of afwijkingen en opvolging waar nodig.
• - Voorraad- en materiaalbeheer
• Het project vindt plaats in grote samenhang met andere (deel)projecten. De coördinator werkt samen met andere deelprojecten binnen het NBM traject om optimalisaties door te voeren.
• Achtergrond opdracht
• De Bijzondere Collectie van de KB nationale bibliotheek moet worden voorbereid op de grote verhuizing naar het nieuwe boekenmagazijn. Om de opslag in een geautomatiseerd super high density storage oplossing mogelijk te maken, moet de collectie schoon, terugvindbaar en schadevrij worden overgebracht. Daarnaast wordt deze collectie gescreened op de aanwezigheid van gevaarlijke stoffen (arsenicum, lood, chroom en kwik).
• De uitvoer van de werkzaamheden vindt plaats met tijdelijke medewerkers, die inhuis hiervoor worden opgeleid, ondersteund door vast gekwalificeerd personeel. De afgelopen jaren is er gewerkt aan de voorbereiding van de algemene collectie. De komende periode moet ook de bijzondere collectie worden voorbereid op de verhuizing. Dit deel van de collectie bevat ongeveer 650.000 items.
• De verhuizing, en daarmee de voorbereiding, staat onder tijdsdruk.
• Eisen Min. 3 ervaring in projectmatig werken binnen erfgoedcollecties.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het aansturen van operationele teams die werken met erfgoedcollecties
• Omdat de coördinator ook meewerkt met de collectie in het team, is kennis noodzakelijk van:
• - de materialiteit van erfgoedcollecties (bij voorkeur boek en papier)
• - preventieve conservering
• - gevaarlijk stoffen binnen een collectie
• Beschikbaar voor een intake op locatie in Den Haag op dinsdag 18 augustus 14.00 uur of donderdag 20 augustus om 15.00 of 16.00 uur.
• Ervaring binnen een bibliotheek, archief of museum
• Kennis van gevaarlijke stoffen in erfgoedcollecties
• Ervaring met preventieve conservering
• Ervaring met opleiden en coachen van medewerkers
• Competenties