Functioneel beheerder AFAS

Samenvatting opdracht

ZonMw zoekt een tijdelijke, specialistische functioneel beheerder AFAS ter ondersteuning van de HR- en salarisadministratie (AFAS Profit, InSite en HRM Payroll).

Doel is het verder ontwikkelen, optimaliseren en toekomstbestendig maken van de AFAS-inrichting, met nadruk op complexe vraagstukken en specialistische expertise.

Het gaat om een tijdelijke consultancy-rol; geen reguliere formatieplaats en geen structurele vervanging van interne beheerders.

Wanneer de nieuwe interne functioneel beheerder AFAS voldoende is ingewerkt, wordt externe inzet teruggebracht naar gemiddeld 8 uur per week; een heraanbesteding van HR-tooling is gepland in 2027 met mogelijke beëindiging van de opdracht per 1-1-2029.

De leverancier draagt zorg voor releasebeheer, wetswijzigingen, procesoptimalisatie, advisering en structurele kennisoverdracht aan de organisatie.

Kernwerkzaamheden en resultaatverplichtingen

• Analyseren, testen en implementeren van complexe updates, nieuwe functionaliteiten en releases; releases worden binnen de door AFAS gestelde termijn (doorgaans binnen 4 weken) getest en geïmplementeerd.
• Maximaal 2 implementatie-gerelateerde incidenten per kwartaal.
• Zorgen dat AFAS te allen tijde voldoet aan cao Rijk, arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale wet- en regelgeving; wetswijzigingen binnen 10 werkdagen na publicatie (of vóór ingangsdatum indien eerder bekend) correct doorvoeren zonder fouten in salarisverwerking.
• Continu optimaliseren van workflows, formulieren, signaleringen en autorisaties; minimaal 4 verbetervoorstellen per jaar en een jaarlijkse daling van meldingen/klachten over workflows en autorisaties met 10%.
• Beantwoorden van adviesaanvragen binnen 5 werkdagen en aanleveren van minimaal 3 procesverbetervoorstellen per jaar.
• Jaarlijkse roadmap/evaluatie opstellen en minimaal 80% van de geplande verbeteracties binnen dat jaar realiseren.
• Organiseren van minimaal 4 kennisoverdrachtsessies per jaar en structurele overdracht van specialistische kennis.

Vereist profiel

• Aantoonbare ruime ervaring als functioneel beheerder AFAS (Profit, InSite en HRM Payroll) in vergelijkbare HR-/salarisomgevingen.
• Diepgaande kennis van en ervaring met het vertalen van cao Rijk, arbeidsrecht, sociale en fiscale wetgeving naar systeeminrichting.
• Ervaring met release- en change­management: snel analyseren, testen en betrouwbaar implementeren van releases en nieuwe functionaliteiten.
• Sterke analytische vaardigheden en ervaring met configuratie van workflows, formulieren, signaleringen en autorisaties; bewezen trackrecord in proces- en kwaliteitsverbetering.
• Goede adviesvaardigheden; in staat complexe functionele vraagstukken te vertalen naar praktische en toekomstbestendige inrichting (reactietijd advies: ≤5 werkdagen).
• Ervaring met het opstellen en uitvoeren van roadmaps, en aantoonbare realisatie van verbeteracties (doel ≥80% realisatie per jaar).
• Sterke communicatieve vaardigheden en ervaring met kennisoverdracht; bereid minimaal 4 sessies per jaar te geven en documentatie op te leveren.
• Proactieve houding en vermogen om kansen voor standaardisatie en professionalisering te signaleren en uit te werken (minimaal 3 procesverbetervoorstellen per jaar).
• Flexibele beschikbaarheid; bereidheid tot geleidelijke vermindering van uren richting ~8 uur per week zodra interne medewerker is ingewerkt.
• Uitstekende beheersing van Nederlands, ervaring binnen (semi)overheid of met cao Rijk is een pré; locatie/regio: Zuid-Holland (ZonMw).

Eisen

• Minimaal 8 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als functioneel beheerder van AFAS Profit en AFAS InSite.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met AFAS HRM Payroll en salarisadministratieprocessen.
• Aantoonbare werkervaring met het implementeren van wijzigingen als gevolg van cao-aanpassingen en arbeidsrechtelijke, sociale en fiscale wet- en regelgeving binnen AFAS.
• Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week en bereid om 1 dag per maand op het kantoor van ZonMw in Den Haag te werken.
• Leverancier beschikt over gekwalificeerde vaste achtervang, gedurende de gehele opdracht, die minimaal 1 dag per week inzetbaar is en bij afwezigheid van de primaire Functioneel Beheerder AFAS de werkzaamheden zonder verstoring kan overnemen.
• Uurtarief maximaal €145,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten (inclusief Flextender fee). Dit uurtarief is geldig gedurende de gehele duur van de opdracht inclusief verlengingen. Er kan gedurende de opdracht niet geïndexeerd worden.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met procesoptimalisatie en implementatie van AFAS-updates, inclusief het realiseren van verbeteringen in workflows, processen en applicatie-inrichting.
• Aantoonbare werkervaring met managementinformatie en Power BI, waaronder het ontwikkelen van rapportages en dashboards ter ondersteuning van HR, salarisadministratie en management.
• Uurtarief maximaal €140,- exclusief btw, inclusief reiskosten woon-werk verkeer, werk-werkverkeer én parkeerkosten (inclusief Flextender fee). Dit uurtarief is geldig gedurende de gehele duur van de opdracht inclusief verlengingen. Er kan gedurende de opdracht niet geïndexeerd worden.

Competenties

• Analytisch vermogen: kan complexe HR-, salaris- en AFAS-vraagstukken doorgronden, verbanden leggen en structurele verbeteringen identificeren.
• Probleemoplossend vermogen: komt zelfstandig tot praktische en duurzame oplossingen voor functionele en organisatorische vraagstukken.
• Adviesvaardigheid: kan HR, salarisadministratie en management gevraagd en ongevraagd adviseren over inrichting, optimalisatie en wet- en regelgeving.
• Samenwerkingsgerichtheid: werkt effectief samen met interne functioneel beheerders, HR-collega’s, salarisadministratie en andere stakeholders.
• Plannen en organiseren: kan werkzaamheden, wijzigingen, updates en verbetertrajecten gestructureerd plannen en uitvoeren.
• Nauwkeurigheid en kwaliteitsgerichtheid: werkt zorgvuldig, heeft oog voor detail en draagt zorg voor een correcte verwerking van wijzigingen in processen, salarisadministratie en AFAS.