Implementatiemanager cateringcontract

Beschrijving

De Implementatiemanager is verantwoordelijk voor de integrale implementatie van het nieuwe cateringcontract van Hogeschool Leiden en zorgt voor een soepele transitie van de huidige naar de nieuwe cateraar.
De rol omvat zowel de operationele inrichting van contractafspraken als de digitale inrichting van het bestelproces voor banqueting- en vergaderservices via Topdesk en de cateraarapp (BENQ).
Als linking pin tussen de IT-afdeling van de hogeschool en de IT-verantwoordelijke van de cateraar bewaakt de implementatiemanager correcte aansluiting van kassasystemen, betaal- en rapportagesystemen, netwerkvereisten en koppelingen (o.a. SSO, financiële systemen).
Belangrijke doelen zijn minimale verstoring van onderwijs en toetsen, naleving van veiligheids-, AVG- en duurzaamheidsdoelen, en hoge tevredenheid van studenten en medewerkers tijdens en na de transitie.
Belangrijke mijlpalen: voorbereiding begin mei 2026, uitvoering medio mei–september 2026 met livegang bestelproces op 1 augustus 2026, en overdracht/nazorg oktober–november 2026 (monitoring eerste 3 maanden).

Vereist profiel

• Ervaren implementatiemanager met aantoonbare ervaring in complexe transities en contractimplementaties, bij voorkeur binnen facilitaire dienstverlening of catering.
• Ruime projectmanagementvaardigheden (planning, governance, risicomanagement, stakeholdermanagement) en ervaring met strakke deadlines en examen- en onderwijsroosters.
• Aantoonbare kennis van en ervaring met IT-integraties: Service Management Tools (Topdesk), koppelingen met derde partij applicaties (zoals BENQ), netwerk- en security-eisen, AVG en identity management.
• Sterke communicatieve vaardigheden: kan interne en externe stakeholders (facilitaire teams, IVT, cateraars, studentenraad, OR) verbinden en informeren; ervaring met change-communicatie en gebruikersacceptatie (UAT), pilots en trainingen.
• Pragmatisch en resultaatgericht, oog voor kwaliteit, duurzaamheid (CO2, voedselverspilling, verpakkingen) en procesoptimalisatie; kan procedures, handleidingen en technische documentatie opstellen.
• Opleiding: minimaal hbo-niveau; relevante certificeringen in projectmanagement (Prince2, IPMA, Agile/Scrum) of vergelijkbaar zijn een pré.
• Talen: uitstekend Nederlands, goede beheersing van Engels; flexibele beschikbaarheid vanaf mei 2026 met focus op piekmomenten rond livegang per 1 augustus 2026.

Kernverantwoordelijkheden (samenvatting)

• Leiden van de implementatie en bewaken van planning, risico’s en kwaliteit.
• Inrichten en testen van digitale bestelprocessen in Topdesk en koppeling met BENQ; autorisaties en SLA’s vastleggen.
• Coördinatie tussen Hogeschool Leiden en beide cateraars voor naadloze transitie van medewerkers, producten en middelen.
• Zorgen voor werkende en veilige IT-aansluitingen, informatiebeveiliging en naleving AVG.
• Rapporteren aan facilitair contractmanager en directeur FB&H en zorgdragen voor overdracht aan beheersorganisatie na afronding.

Eisen

• HBO of WO werk- en denkniveau bij voorkeur Hoge Hotelschool of HBO Facilitaire Dienstverlening;
• minimaal 3 jaar ervaring als manager of projectleider met betrekking tot facilitaire services;
• kennis van en ervaring met Service Management Tools bij voorkeur Topdesk en BENQ;
• kennis van en ervaring met implementatie en koppeling van netwerken en digitale systemen;
• ervaring met het leiden van multidisciplinaire teams;
• sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden;
• resultaatgericht, analytisch en besluitvaardig. Competenties
• Leiderschap: weet mensen te verbinden en te motiveren.
• Plannen en organiseren: houdt overzicht over meerdere werkstromen.
• Communicatief vaardig: schakelt soepel tussen strategisch, tactisch en operationeel niveau met diverse stakeholders.
• Omgevingsbewust: begrijpt belangen van verschillende stakeholders.
• Kwaliteitsgericht: streeft naar duurzame en hoogwaardige resultaten.
• Probleemoplossend vermogen: denkt vooruit en voorkomt vertraging. Bijzonderheden t.a.v. geheimhouding: Geheimhouding is onderdeel van de te sluiten overeenkomst. Verklaring omtrent gedrag: U dient te beschikken over Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) met het screeningsprofiel onderwijs.