Information Manager / Information Governance Specialist

Opdracht

In een snel digitaliserende omgeving wil de Veiligheidsregio Utrecht duurzame grip op haar M365-informatiehuishouding verkrijgen om wildgroei van bestanden en werkruimten te voorkomen.

De opdrachtnemer analyseert de huidige inrichting van SharePoint, Teams en OneDrive, identificeert risico's en doet advies- en implementatievoorstellen gebaseerd op bewezen best practices en standaarden.

Focusgebieden zijn retentie- en archiveringsbeleid (conform archiefwet en selectielijst), ordeningsstructuren (sites, bibliotheken, mappen), verplichte metadatering (content types, kolommen) en autorisatie- en toegangsbeheer.

Er wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan classificatie en datalekpreventie middels sensitivity labels en DLP-instellingen (bijv. Microsoft Purview) en aan praktische governance zoals site-aanmaakbeleid en levenscyclusbeheer.

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig uit, levert concrete verbeteringen en projectresultaten, en zorgt voor overdracht en training van het interne beheerteam zodat de organisatie zelfstandig verder kan bouwen.

Vereist profiel

Ervaren Information Governance Specialist of Information Manager met aantoonbare projecten binnen meerdere organisaties waarin M365-governance en informatiehuishouding succesvol zijn ingericht.

Diepgaande technische kennis van Microsoft 365: SharePoint Online, Teams, OneDrive, Microsoft Purview (retention labels/policies), sensitivity labels en DLP-configuratie; ervaring met content types, metadata modelling en autorisatiemodellen.

Sterke adviesvaardigheden en organisatiesensitiviteit: kan pragmatische, haalbare maatregelen ontwerpen die aansluiten bij gebruikersgedrag en bestuurlijke eisen, en draagvlak creëren bij stakeholders.

Kennis van relevante wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, selectielijst) en ervaring met het opstellen van beleid, richtlijnen en beheerprocessen voor informatiebeheer en archivering.

Ervaring met implementatie én kennisoverdracht: kan technische inrichting uitvoeren én het interne beheerteam trainen en begeleiden zodat continuïteit en zelfstandig beheer gewaarborgd zijn.

Zelfstandig werkend, resultaatgericht, communicatief vaardig in het Nederlands en bij voorkeur inzetbaar/regio-gericht voor opdrachten in of nabij Utrecht.

Eisen

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met functioneel beheer en/of informatiebeheer binnen een Microsoft 365-omgeving.
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten of herinrichten van informatiehuishouding binnen SharePoint Online, Teams en OneDrive.
• Aantoonbare kennis van archiefwetgeving, retentiebeleid, governance en informatiebeheer binnen een digitale werkomgeving.
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Purview, waaronder retentielabels, retentiebeleid en classificatie van informatie.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen en implementeren van governance, informatiearchitectuur, metadatering, toegangsbeheer en levenscyclusbeheer binnen Microsoft 365.
• Aantoonbare werkervaring met het inrichten van Microsoft Purview, retentiebeleid, sensitivity labels, classificatie, DLP-beleid en overige maatregelen ter ondersteuning van informatiebeveiliging en compliance.
• Aantoonbare werkervaring met het implementeren van informatiebeheermaatregelen binnen gebruikersorganisaties, inclusief het creëren van draagvlak en het begeleiden van verandering.
• Aantoonbare werkervaring met het opleiden, coachen en begeleiden van beheerteams en eindgebruikers, inclusief het opstellen van richtlijnen, werkinstructies en trainingen.
• Aantoonbare werkervaring met informatiebeheer, archivering of Microsoft 365-governance binnen een overheidsorganisatie, veiligheidsregio of vergelijkbare publieke organisatie.
• Een aantoonbare certificering zoals MS-102, SC-400 of vergelijkbaar.
• Aantoonbare werkervaring met adoptie bij eindgebruikers.

Competenties

• Vertaalt technische mogelijkheden naar praktisch en werkbaar beleid.
• Communiceert goed met zowel IT als business.
• Werkt zelfstandig en resultaatgericht.
• Heeft kennis van de overheidscontext.
• Toont eigenaarschap.
• Onderscheidt hoofd- en bijzaken.
• Schakelt tussen verschillende niveaus en belangen.
• Toont geduld en vasthoudendheid.