Interim Kwartiermaker Kabinetszaken

Samenvatting

Kabinetszaken combineert bestuurlijke ondersteuning, protocol, planning, communicatie, evenementen en financiële beheersing binnen één team, maar kampt met een gebrek aan structuur en duidelijk eigenaarschap.

De opdracht vraagt om een tijdelijke kwartiermaker die analyseert, structureert en verbeteringen implementeert, met als doel een overdraagbare en werkbare inrichting vóór 31 december 2026.

Belangrijke aandachtsgebieden zijn taak- en rolverdeling, overleg- en planningsritme, prioritering, financieel overzicht en samenwerking met aanpalende teams.

De kwartiermaker levert een concrete analyse, een uitvoerbaar inrichtingsadvies, eerste implementatiestappen, een financieel beheerssysteem en een overdraagbaar dossier.

De inzet is tijdelijk en resultaatgericht: zelfstandig opereren binnen kaders, opleveren van meetbare verbeteringen en borging voor vervolg door de organisatie.

Kernopdracht

• Breng de huidige werkwijzen, rollen, verantwoordelijkheden en kwetsbaarheden in kaart.
• Ontwikkel en onderbouw een concreet advies voor de toekomstige inrichting van Kabinetszaken.
• Implementeer waar mogelijk direct overeengekomen verbeteringen gedurende de opdrachtperiode.
• Ontwikkel een werkbare systematiek voor financieel overzicht, budgetbewaking en prioritering.
• Lever aan het einde van de fase een volledig overdraagbaar dossier met analyse, realisaties en openstaande aandachtspunten.

Resultaten (verwacht)

• Analyse van huidige situatie: rollen, eigenaarschap, processen, overlegstructuur en kwetsbaarheden.
• Advies voor inrichting: taak- en rolverdeling, verantwoordelijkheden, overleg- en planningsstructuur en kennisborging.
• Implementatie van eerste verbetermaatregelen: werkafspraken, rollen, overlegritme, eigenaarschap en samenwerkingsafspraken.
• Werkbare financiële systematiek: inzicht in budgetten, uitgavenmonitoring en periodieke sturing.
• Overdraagbaar dossier met analyse, verbeterplan, gerealiseerde maatregelen en aanbevelingen voor vervolg.

Vereist profiel

• Aantoonbare ervaring met bestuurlijke ondersteuning en de dagelijkse kabinetspraktijk (protocol, officiële ontvangsten, ceremoniële activiteiten, speeches).
• Ervaring met analyseren, structureren en verbeteren van werkprocessen binnen een bestuurlijke of overheidsomgeving.
• Kennis en ervaring met planning, prioritering, procesregie en het opzetten van overleg- en afstemmingsstructuren.
• Bewezen ervaring met financieel overzicht, budgettering en beheersing in projecten of afdelingen.
• Pragmatische implementatiegerichte houding: niet alleen adviseren maar ook realiseren en borgen van verbeteringen.
• Sterke communicatieve vaardigheden, stakeholdermanagement en het vermogen zelfstandig te werken binnen afgesproken kaders.
• Resultaatgericht, gestructureerd, besluitvaardig en in staat een overdraagbaar dossier op te leveren vóór 31-12-2026.

Eisen

• Een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van een bestuurlijk kabinet, bestuurssecretariaat bij een gemeente, provincie of waterschap.
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke communicatie, speechwriting, representatie of protocollaire ondersteuning van een bestuurder binnen een overheidsorganisatie.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, rolverdeling of overlegstructuren binnen een team of organisatieonderdeel, opgedaan bij een overheidsorganisatie en/of als zelfstandig ondernemer met eindverantwoordelijkheid.
• Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week gedurende de opdrachtperiode.

Wensen

• Aantoonbare werkervaring met het in kaart brengen van werkwijzen, rolverdeling, planning en budgettering van een team of organisatieonderdeel en het adviseren van leidinggevenden of bestuurders over verbetermaatregelen die zijn doorgevoerd.
• Aantoonbare werkervaring met het inrichten of verbeteren van werkprocessen, overlegcycli, planning en rolverdeling binnen een organisatie.
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen, beheren of inzichtelijk maken van budgetten en het bewaken van uitgaven, met eindverantwoordelijkheid.
• Aantoonbare werkervaring met de dagelijkse praktijk van kabinets- of bestuursondersteuning, waaronder ceremoniële en protocollaire bijeenkomsten, representatieve activiteiten, speechwriting en communicatie rondom bestuurlijke evenementen.
• Aantoonbare werkervaring met het leggen en onderhouden van samenwerking tussen een klein team en andere organisatieonderdelen, inclusief het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten in die samenwerking.
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente in de regio de Gelderse Vallei.

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Analytisch vermogen.
• Verbindend.
• Oplossingsgericht.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Strategisch denker met uitvoeringskracht.
• Procesregisseur.
• Structuurbrenger.
• Organisatiesensitief.
• Veranderkundig vermogen.
• Coachende vaardigheden.
• Financieel overzicht kunnen aanbrengen.
• Schrijfvaardigheid op bestuurlijk niveau.
• Praktische inzetbaarheid in de dagelijkse kabinetspraktijk.