Managementassistent duurzame toegang

Samenvatting opdracht

Je organiseert en faciliteert zelfstandig alle werkzaamheden rondom de portefeuille “Duurzame Toegang” voor een directielid van de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag.

Je ontzorgt proactief het directielid: structureren van de agenda, beheren van de e-mailinbox, voorbereiden en vastleggen van (hybride) vergaderingen, en opleveren van notulen met actiepunten.

Je verzorgt goed opgemaakte interne notities, handelt interne en externe correspondentie en informatieverzoeken snel af en volgt actiepunten actief op.

Je organiseert bijeenkomsten, externe bezoeken en events, fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en draagt verbeteringen in processen en procedures aan en voert deze waar mogelijk door.

Je werkt zelfstandig binnen een team van acht managementassistenten, vervangt en ondersteunt collega’s waar nodig en levert inhoudelijk proactieve ondersteuning tijdens een drukke periode voor het directielid.

Indicatieve tariefrange: €77–€87 per uur (indicatief; alle aanbiedingen worden beoordeeld op prijs en kwaliteit en dit is geen minimum of maximum).

Vereist profiel

• Zeer ervaren managementassistent (minimaal 7 jaar ervaring) met een duidelijke can-do mentaliteit.
• Snel nieuwe materie eigen maken en graag orde scheppen in complexe of chaotische situaties.
• Initiatiefnemend: doet en voert voorstellen voor proces- en efficiencyverbeteringen door waar mogelijk.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Zo veel mogelijk op locatie beschikbaar, minimaal 3 dagen per week (maandag, dinsdag en donderdag).
• Competenties: goed kunnen samenwerken en verbinden, proactief, organisatiesensitief, integer, stressbestendig en gedijen in een dynamische omgeving.

Locatie: Den Haag — Koninklijke Bibliotheek.

Eisen

• Zeer ervaren (min. 7 jaar) managementassistent met een duidelijke can-do mentaliteit.
• Kan zich snel nieuwe materie eigen maken.
• Vindt het belangrijk om orde in chaos te scheppen en doet voorstellen voor vernieuwing en efficiency-slagen in processen en procedures en voert deze waar mogelijk door.
• Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Zo veel mogelijk op locatie beschikbaar, minimaal 3 dagen per week (maandag, dinsdag en donderdag).

Competenties

• Kan goed samenwerken.
• Kan goed verbinden.
• Is proactief.
• Is organisatiesensitief.
• Is integer.
• Is stressbestendig.
• Houdt van een dynamische omgeving.